Verslag bestuursvergadering 22/04/2025

Tijd: 19u00.
Plaats: Bremstraat 11 – 9990 Maldegem (bij Gertjan thuis).

Aanwezig: Nik, Gina, Iris, Gertjan, Christophe

Afwezig: /

Verontschuldigd: Jessica

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Goedgekeurd mits 2 aanpassingen, afgedrukt, ondertekend en gearchiveerd
aanpassingen:
- beslissing aankoop beachvlag Pelagos wordt on-hold gezet
- Flipover Magic Chart: budget wordt voorzien naar behoefte

1.2 Beknopt kasverslag

De stand van de rekeningen en de in- en uitgaande verrichtingen werden overlopen.
Gedetailleerd kasverslag wordt in bijlage aan dit verslag toegevoegd

1.3 Secretariaat:

1.4 Materiaal:

Vraag van Tom: bestellen van extra gekleurde plastic ringen als spelmateriaal voor in het zwembad is goedgekeurd. Er worden 16 stuks in 4 verschillende kleuren bijbesteld.
Uitleensysteem clubmateriaal: We bekijken hoe de servicekost van het materiaal kan gekoppeld worden aan de uitleenkaarten. Eventueel de naam uitleenkaart aanpassen naar servicekost-kaart. De volgende vergadering komen we hierop terug.

1.5 Evenementen:

Duikweekend – steengroeves – 22-23-24 augustus 2025: Momenteel zijn er 15 inschrijvingen: 12 duikers en 3 niet-duikers. Het ‘huisje’ heeft voorzieningen voor 18 personen en het voorschot hiervoor is reeds betaald. Er wordt nog bekeken in welke groeves er wordt gedoken.
Duikreis 2025: Gozo (herfstvakantie 2025): Momenteel zijn er 15 inschrijvingen. 3 appartementen van elk 6 personen zijn gereserveerd, 1 appartement hiervan is voor enkele dagen langer gereserveerd. Ook dit voorschot is al betaald.
Resultaat verkoop paaseitjes: Iris vraagt de login van Trooper aan Dagmar om dit te bekijken
Het clubetentje zal dit jaar plaatsvinden op vrijdag 28 november. Een locatie wordt nog gezocht.
Jubileumjaar 2027: in 2027 bestaat Pelagos 35 jaar. We kunnen stilaan beginnen nadenken over welke evenementen we kunnen organiseren om dit te vieren. In 2026 kunnen we eventueel een benefiet organiseren om hiervoor een budget te hebben
Voorstel duikreis Mexico: Iris heeft info over een goede duikorganisatie ter plaatse. Het materiaal en de organisatie waren zeer goed.

1.6 Duikschool:

1.7 Draaiboek:

Gina volgt de duikvergunningen voor de put van Ekeren op
Het ondertekend exemplaar van het verslag van de ALV zal Gina deponeren bij de rechtbank van koophandel
De aanvraag voor de huur van het zwembad is reeds gebeurd door Nik
afsluiten van het seizoen: laatste vergadering is in juni
vergoedingen instructeurs/lesgevers/bestuur: door het krappe budget wordt gevraagd om ook dit jaar afstand te doen van de gebruikelijke vergoedingen.

Trooper: zie hierboven
nieuwe clubfoto: Op de site van Aalter zouden we graag een clubfoto van de leden willen ipv ons logo. Het voorstel is om ofwel op het clubweekend een foto te nemen van de leden ofwel tijdens de laatste zwembadtraining
clubmateriaal: Er wordt een nieuwe inventaris opgesteld en dit na het leegmaken van het zwembadlokaal. Gertjan, Gina, Hans, Jessica en Nik zijn hiervoor kandidaat
tegemoetkoming mutualiteit in lidgeld: Dit is al vermeld in een nieuwsbrief door Nik. Dit zal jaarlijks herhaald worden bij de start van het seizoen.
nieuwe stickers Pelagos: Iris doet een marktonderzoek en vraagt het logo aan Jessica.
Beachvlag Pelagos: dit wordt on-hold gezet

verhoging lidgeld: dit werd besproken en wordt via bijlage toegevoegd
lesgeld voor opleidingen: om kandidaten op voorhand de volledige prijs van een opleiding te geven zal voor elke opleiding een bedrag bepaald worden waarbij alles inbegrepen is. Dit item op de agenda plaatsen van de volgende vergadering van de duikschool
Merchandising duiken.vlaanderen: Omdat de nieuwe spullen andere maten hebben zal een nieuwe pasronde ingepland worden.
Bouw nieuw zwembad Aalter: Hier is nog niet veel over geweten. Het is afwachten op de beslissing van de gemeente over de plaats en grootte van het nieuwe zwembad. Dit zal bepalen of we tijdens de bouw verder gebruik kunnen maken van het huidige zwembad of niet. We moeten eventueel uitkijken naar een vervanging. Er wordt voorgesteld dat er bij duikclub de Kreeft in Eeklo nog plaats is.
Sponsoring: we doen een rondvraag en bekijken wat mogelijk is. bv reclame op de website, logo van de sponsor(s) op placematjes tijdens evenementen
Er zijn 2 Whatsapp-groepen voor het bestuur in gebruik. de groep ‘ Pelagos Bestuur’ wordt behouden, de goep ‘Bestuur Pelagos’ wordt verwijderd.
Gina heeft een nieuwe inschrijvingsfiche gemaakt. Nik en Christophe controleren deze op correctheid.
om een digitaal archief op te starten wordt gezocht naar een gratis cloud-service. We bekijken alvast ‘office 365’ die gratis zou zijn voor vzw’s.

Het bestuur,

N. Roelens	C. Decock	G. Caestecker
Voorzitter	Secretaris	Penningmeester

D. Schramme (of I. Postma)	G. Van Heyste (of A. De Souter)
Evenementencoördinator	Materiaalmeester