Verslag bestuursvergadering 03/09/2025

Tijd: 20u00.
Plaats: Hollebeekstraat 20 – 9880 (bij Iris thuis).

Aanwezig: Nik, Gina, Iris, Jessica, Christophe

Afwezig: /

Verontschuldigd: GertJan

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Goedgekeurd mits 1 aanpassing, afgedrukt, ondertekend en gearchiveerd
aanpassingen:
- plaats van de volgende vergadering (deze) is bij Iris thuis ipv bij Nik

1.2 Beknopt kasverslag

De stand van de rekeningen en de in- en uitgaande verrichtingen werden overlopen.
Een gedetailleerd kasverslag wordt in bijlage aan dit verslag toegevoegd.
De afrekening van het duikweekend volgt nog.
lidgeld Raoul: voor Raoul rekenen we het lidgeld voor een 2e lid aan.
Jan heeft voorgesteld om een tussentijdse, gedeeltelijke inning van het lidgeld in te voeren om de volgende 4 maanden te overbruggen. We doen dit niet: De kas kan dit dragen en op de eindafrekening maakt dit geen verschil uit.

1.3 Secretariaat:

Het vernieuwd lidmaatschapsformulier is mits een aanpassing van het nieuwe logo in gebruik genomen.
Gina heeft een document opgesteld met alle huidige lid- en cususgelden.

1.4 Materiaal:

opmaak inventaris clubmateriaal is lopende:
- er is nog materiaal in omloop bij leden
- Pepijn zet de inventarislijst om in een digitaal bestand
- Dit digitaal bestand zal gedeeld worden op de Google Drive zodat lesgevers en bestuur dit kunnen opvolgen volgens de noden van hun functie
Bekijken of het mogelijk is om het materiaal van de club dat gestockeerd is bij Gertjan op te laten nemen door zijn verzekering op kosten van de club.
beachvlag: de stok past niet bij de vlag en de huidige voet kan enkel gebruikt worden bij onverharde ondergrond. Dit wordt nog verder bekeken.

1.5 Evenementen:

Duikreis 2025: Gozo (herfstvakantie 2025):
- Er zijn 17 deelnemers voor de clubreis.
- Een koppel van de Tortuga’s (Jimmy en Fabiënne) gaan mee op duikreis.
- een 2e voorschot voor de reis uitrekenen en innen bij de leden zodat er geen bedragen openstaan bij leden voor vertrek.
Het duikweekend volgend jaar valt op 21, 22 en 23 augustus 2026. We gaan terug naar Zeeland. Iris bekijkt of het huisje van vorig jaar nog beschikbaar is.
Voor de clubreis in 2026 bekijkt Jessica als Calabrië mogelijk is voor begin september. moeilijkheid is dat de vluchten voor deze periode nog niet beschikbaar zijn.
in juli 2026 behoort een korte duikreis naar Plymouth tot de mogelijkheden voor de (kandidaat) wrakduikers.
In 2027 zal terug een ‘grote’ duikreis gepland worden. Waarschijnlijk in de paasvakantie.
Het clubetentje zal doorgaan in het koffieboontje op 28 november. Iris bekijkt of de menu kan aangepast worden.

1.6 Duikschool:

Om de goede sfeer in de duikclub te behouden overwegen we om nieuwe leden uit duikclub splash niet toe te laten tot de club. Dit wordt geval per geval bekeken door de duikschool en het bestuur.
maandag 8 september zijn er 3 inschrijvingen voor initiaties in het zwembad
De duikschool plant een bezoek aan Nemo 33 in december of voorjaar 27
Er zijn terug 4 flessentrainingen gepland dit seizoen in het zwembad: 6 oktober, 1 december, 2 februari en 6 april
Een pluim voor de lesgevers in het zwembad. Die doen dit uitstekend!

1.7 Draaiboek:

Belastingaangifte is reeds ingediend.
aanpassing in draaiboek:
- lidgelden worden geïnd in januari
- reglementering materiaal zwembad schrappen
- controle/aanpassen ledengegevens verplaatsen naar januari
Subsididossier dient ingedient te zijn tegen 1 november.

Iris maakt de eindafrekening van het steengroeve-duikweekend.
Jessica kijkt voor aanpassingen van de stok en voet van de beachvlag.
Digitale inventaris op Google Drive plaatsen en delen met gebruikers.
2e voorschot van de clubreis naar Gozo uitrekenen en innen -> Gina & Jessica.
Iris bekijkt of het huisje in Zeeland van vorig jaar nog beschikbaar is voor het duikweekend.
clubetentje: Iris neemt contact op met het koffieboontje voor een (eventueel) aangepaste menu.
Jessica bekijkt of Calabrië mogelijk is begin september 2026 als clubreis.
De aanpassing van het uitleensysteem loopt.
Nieuwe clubfoto op website Aalter = OK
Inschrijvingen leden is lopende.
Nieuwe stickers met nieuw clublogo: dit is momenteel geen prioriteit. Dit wordt terug opgenomen als de clubkas iets rooskleuriger is.
Er wordt ook een pakketprijs gemaakt voor KD2/KD3 en specialties. Dit wordt bekeken op een volgende vergadering door het bestuur in samenspraak met de duikschool.
Nik maakt een nieuwsbrief met info over het etentje, duikweekend 2026, clubreis naar Italië 2026, en een vermelding over het gebruik van de nooddeur in het zwembad.
Iris bekijkt de mogelijkheden van een instagram-account voor de club. Met name ook de stijl en content die de willen posten als club.

We willen de huidige website verjongen, aantrekkelijker en toegankelijker maken.
Iris heeft al een mooi voorbeeld gemaakt van hoe deze eruit zou kunnen zien en welke content we er willen tonen.
Gina vraagt bij Christophe (webmaster) rechten aan voor Iris zodat zij aanpassingen kan maken.
Via deze rechten bekijken we of we google workspace verificatie kunnen uitvoeren om zo toegang te krijgen tot de gratis reclame en opslag

fondsenwerving: we bekijken in volgende vergaderingen wat er mogelijk is naar fondenwerving in de toekomst: gedacht wordt aan een voordracht door een fotograaf of bioloog, filmvoorstelling, souper, …

De volgende vergadering is woensdag 26 november 2025 om 20u bij Christophe thuis.

N. Roelens	C. Decock	G. Caestecker
Voorzitter	Secretaris	Penningmeester

D. Schramme (of I. Postma)	G. Van Heyste (of A. De Souter)
Evenementencoördinator	Materiaalmeester