Tijd: 18.23u – 20.15u
Plaats: Kwadeweg 61, 9940 Evergem
Aanwezig: Gina, Jurgen, Nik, Nathalie, Mich (Istvan is fysiek niet aanwezig maar volgt online van bij hem thuis)
Afwezig: /
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt snel overlopen.
Gina formuleert één opmerking, namelijk dat er géén negatieve begroting gemaakt mag worden in een vzw. Het nieuwe cijfermateriaal wordt voorts overlopen. Nik wenst een kleine verduidelijking inzake de offerte die Istvan bekomen heeft van duikwinkel Big Blue omtrent de flessenkeuringen. Op die offerte worden alle bedragen onderaan opgeteld tot één groot bedrag, wat eigenlijk zinloos is maar een automatisch gegeven van het systeem. Het is wel degelijk zo dat elk slechts de stukprijs betaalt voor zijn eigen type van duikfles.
1.2 Beknopt kasverslag
Nathalie geeft een overzicht:
– Wat te doen met de lijst van vernieuwde duikvergunningen voor Ekeren? Vroeger waren dat fysieke kaartjes, maar nu is alles digitaal en wordt doorgestuurd naar wie allemaal betaald had?Wie houdt dit bij? Naar wie moet dit Excel-bestand doorgestuurd worden om te weten wie in orde is?
– Inzake de Hoodies (met clublogo) voor “30 jaar Pelagos”: wat doen we: drukken of borduren? Borduren is duurzamer maar ook duurder. Nathalie laat weten dat zij reeds prijs gevraagd heeft voor belettering op de rugkant Een logo aan de voorkant is aan een andere prijs. Dus twee aparte prijzen. Of toch alles aan de voorkant? In ieder geval wordt geopteerd voor een model met rits tot beneden (gilet). De maten moeten ook op voorhand gekend zijn, dus moeten er pasmaten gevraagd worden. Het kost 54 euro om een sjabloon te laten programmeren in de computer. Dit betreft een eenmalige instapkost. Istvan heeft een voorkeur voor bedrukking op zowel voor- als achterkant. Clublid Nathalie Vercauteren kent blijkbaar iemand die zoiets doet. Zij zal ook eens informeren. Het kan ook geen kwaad om eens te informeren bij Decathlon. De vraag is dan wel of je dan verplicht bent om hun hoodies uit de winkel moet kopen, of dat je die van elders mag aanbrengen om louter te laten bedrukken. Gina vraagt dan weer in welke stof we de hoodies best laten maken. Want niet alle soorten textiel zijn (even goed) bedrukbaar of borduurbaar. En gaat de bedrukking er ook weer niet sneller af? Nathalie maakt even een snelle berekening voor hoodies met bedrukking aan voor- en achterzijde. Dat zou ruwweg neerkomen op 30 euro per stuk bedrukt en 36 euro geborduurd. Jurgen kent ook iemand in Knesselare en zal die persoon ook eens bevragen. Er wordt opgemerkt dat ons logo vierkleurig is, dat maakt een en ander ook weer duurder. Tot slot wordt nog de kleur van de hoodies besproken, want die moet goed matchen met de kleur van het logo. Is lichtgrijs een geschikte optie?
– Nathalie roept andermaal op om reclame te maken voor het gebruik van Trooper bij de leden. Er is de laatste twee maanden maar weinig opbrengst geweest. Pas vanaf 70 euro wordt er door Trooper een bijdrage gestort op de rekening van de vereniging. Eén groot nadeel is wel dat Trooper niet werkt met een App op een smartphone, maar enkel op een desktop-computer.
Het cijfermateriaal volgt hierna.
| Kasgeld | Zichtrekening | Spaarrekening | Totaal | |
| Vorig Saldo | 28,94 | 7205,15 | 11675,74 | 18913,83 |
|---|---|---|---|---|
| In | 0 | 1498,60 | ||
| Uit | -28,94 | -1862,04 | ||
| Nieuw Saldo | 0 | 6841,71 | 11675,74 | 18521,45 |
1.3 Secretariaat
Nik aan het woord: De aanvraag voor het gebruik van het gemeentelijk zwembad van Aalter voor volgend seizoen staat on hold, dit vanwege Corona. Nog even afwachten dus. Bart Van de Weghe en Jurgen kunnen eventueel wat lobbyen indien nodig.
Het nieuwe subsidiereglement van de gemeente Aalter is strenger dan vroeger qua erkennings- voorwaarden. Duiken kan beschouwd worden als een behoorlijke exclusieve sport.
1.4 Materiaal
Istvan geeft een stand van zaken:
– Guy Schietecatte een 12- en een 15-liter duikfles cadeau gedaan aan de club. Waarvoor dank. Zij werden gekeurd voor de prijs van 87,5 euro per stuk en door clublid Cédric Corvelyn particulier doorverkocht aan externen, dit respectievelijk voor 160 euro en 175 euro.
– De club heeft twee wrakreels aangekocht om opleidingen te geven.
– Ondertussen werd een tweede wing-vest aangekocht aan dezelfde prijs van vorig jaar.
– De data voor de flessenkeuringen liggen vast. De keuring zal in twee fases gebeuren, één begin augustus en één begin oktober. Een nieuwsbrief terzake wordt in juni gepubliceerd voor de leden.
– Twee oudere neopreenpakken van de club zijn totaal verstorven en werden weggegooid.
– De verdere organisatie van het duikweekend Zeeland voor augustus 2022 staat voorlopig on hold tot een plaatsbezoek.
1.5 Evenementen
Mich geeft een stand van zaken:
– de overdracht van de archieven en functiemateriaal zal aan Christophe Martlé en Lieve gebeuren van zodra de terrassen weer open mogen, zoals bijvoorbeeld café Den Boer in Mariakerke. De officiële overdracht van de functie van evenementen-coördinator kan pas op de algemene ledenvergadering van 2022. Maar de kandidaat-opvolgers kunnen zich nu al een beetje inwerken.
– Om nog even terug te komen op de hoodies van daarnet. Gina stelt voor om die gratis kado te geven aan de leden voor het 30-jarig bestaan van de club. Of toch beter te koop aanbieden? Dit zou de kick-off kunnen zijn op het duikweekend 2022. Of toch beter op het slotfeest in 2023?
– Gina kaart het onderwerp van sponsoring aan. Zijn er nieuwe kandidaat-sponsors die we kunnen aanspreken/-schrijven? Bedrijven zoals die van Patrick Verbouw, Luc Latomme of Christophe Martlé bijvoorbeeld. Maar dan wel liefst zonder hun logo of merknaam als reclame op onze hoodies!! Het slotfeest in het concept van een parkfeest zal immers wel wat geld kosten.
1.6 Draaiboek
Wordt overlopen.
2. Planning algemene ledenvergadering 12/06/2021
– Het aanvangsuur werd vervroegd van 19u naar 17u.
– Voorts is het koffiedik kijken van wat er tegen dan zal mogen en kunnen in het kader van Corona-proof bijeenkomen. Mich heeft zich ondertussen al laten verontschuldigen. Wie zal het overzicht geven? Jurgen zal dit doen. Virtueel is perfect mogelijk met zo’n grote groep, bijvoorbeeld via Teams. Met eventueel een back-upverbinding via WhatApp?
– Enkel de functie van voorzitter is verkiesbaar. Hoe kan er virtueel rechtsgeldig gestemd worden? Gina stelt anders voor om het bestuur fysiek samen te laten komen op een één locatie en de andere leden virtueel te laten meevolgen. Buiten of binnen? We mogen niet vergeten dat er ‘s voormiddags op dezelfde dag reeds een theorieopleiding doorgaat in de aula aan het station van Aalter.
– We hopen allemaal op een lijfelijke vergadering, op zijn minst met het bestuur.
– Als we deze ALV als evenement zouden aanvragen bij het gemeentebestuur van Aalter, zijn er (volgens de huidige Corona-regels) 50 mensen toegelaten in open lucht, indien officieel goedgekeurd. Jurgen bekijkt dit eens.
– Wat met eten/drinken? Zittende maaltijden zijn alvast uitgesloten. Dit wordt verder bekeken.
– De aankondiging werd nog niet officieel gedaan aan de clubleden. Er werd wel al een nieuwsbrief verstuurd om de geprikte datum vrij te houden.
3. VZW Wordt wVV…? (tekst van de Vlaamse Sportfederatie)
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) treedt in werking op 1 mei 2019. Volgende overgangstermijnen zijn voorzien:
* Nieuwe vzw’s worden vanaf 1 mei 2019 opgericht volgens de nieuwe wetgeving.
* Een statutenwijziging tussen 1 mei 2019 en 1 januari 2020 biedt de keuze om de statuten al aan te passen aan de nieuwe wetgeving of hier nog mee te wachten.
* Bestaande vzw’s die een statutenwijziging doen, moeten vanaf 1 januari 2020 verplicht hun statuten conform de nieuwe wetgeving aanpassen.
* Indien er niets neergelegd moet worden, treden de dwingende bepalingen van de wetgeving automatisch in werking op 1 januari 2020 (ook al zijn de statuten niet gewijzigd).
* Uiterlijk op 1 januari 2024 moeten de statuten van alle vzw’s aangepast zijn.
* Meer uitleg beschikbaar op de website van Dynamo-project!
Gina vraagt zich af of een statutenaanpassing wel nodig is voor onze club. Op zijn minst een publicatie in het Staatsblad. Of notarieel vastleggen? We hebben alvast nog tijd tot 2024. Dynamo levert voorbeeldstatuten aan. Er zullen ook nog wel opleidingen en/of infosessies voorzien worden. Er zal wellicht ook een naamsverandering doorgevoerd worden voor een aantal zaken. Ook een charter of gedragscode zal verplicht worden. Jurgen en Gina zullen dit verder opvolgen. We gaan alvast niet wachten tot 2024.
4. Allerlei
* Er werd opzeg gedaan bij verzekeraar Concordia van onze polis inzake de burgerlijke aansprakelijkheid. Moeten we nu veranderen van maatschappij? De prijzen bij Concordia blijken wel scherp te zitten. Misschien toch niet veranderen? Misschien wel de polis eens nalezen op details.
* Voor de geboorte van het tweede kind van Tom en Iris zal gewoontegetrouw een attentie van het bestuur voorzien worden.
* Vraag van de duikschool (Bart): kan er een attentie voorzien worden voor de lesgevers voor hun geleverde inspanningen van het afgelopen seizoen?
5. To Do-Lijst
Wordt overlopen.
Volgende vergadering:
De volgende bestuursvergadering zal al na de ALV vallen. Indien een opname van Teamsvergaderingen gewenst is en het trekken van aanwezigheidslijsten nodig, kan Karel Traen dat als “organisator” voor zijn rekening nemen. Met een lijst van alle e-mailadressen kan hij uit de voeten. Er wordt met de bestuursleden nog een korte digitale bijeenkomst gepland op 04/06/2021 om 18u voor een bespreking van de laatste stand van zaken en details voor de ALV.
Opmerkingen hierbij zijn dat de combo lijfelijk en virtueel vergaderen perfect mogelijk blijft. En de aankondiging van eventuele kandidatuurstelling voor het voorzitterschap dient minstens 10 dagen op voorhand te gebeuren.
6. Bijkomende Online Vergadering Op 04/06/2021
18u – 18.38u
Volgende punten worden besproken:
* We moeten met minimum 29 deelnemers (2/3) zijn op de ALV om rechtsgeldig te kunnen vergaderen. We hebben nu al 23 bevestigde aanwezigheden en 1 volmacht.
* Hoe zal er vergaderd worden? Lijfelijk of toch online? Liefst lijfelijk indien dit Corona-proof kan. Is ook weersafhankelijk bij een samenkomst in open lucht.
* Jurgen zorgt voor de locatie. Een link wordt doorgestuurd.
* Er zijn ongeveer 30 stoelen aanwezig. Tafels zijn eveneens aanwezig.
* Gecombineerd met een drankje (te regelen via Luc Latomme). Geen maaltijd. Het gewoonlijke (cava, pils, cola, water…), aangeleverd door Luc.
* Een kleine versnapering is toegestaan: chips, kaas, salami). Nathalie zorgt hiervoor.
* Nieuw is het charter met de gedragscode (“Pelagos-DNA”). Deze tekst zal worden gepubliceerd en dient door elk lid ondertekend te worden voor akkoord. Hoe dit best organiseren?
* De regenjassen van het VVW zijn niet meer beschikbaar bij wijze van attentie voor de verdienstelijke leden/lesgevers. Alternatief: een verwenmand? Wie komt hiervoor in aanmerking? Wat is “verdienstelijk”? De duikschoolverantwoordelijke (Bart) zal hiervoor bevraagd worden.
* Volgende vergadering 20/08 of 27/08? Opnieuw bij Nathalie thuis om 18u.
Volgende vergadering:
Wordt geprikt op vrijdag 27/08/2021 om 18.00 uur, opnieuw bij Nathalie thuis.
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |