Tijd: 18.36u – 21.30u
Plaats: Kwadeweg 61, 9940 Evergem
Aanwezig: Gina, Nik, Nathalie, Istvan, Jurgen, Christophe Martlé (+ Lieve), Bart Van de Weghe
Afwezig: Mich
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt overlopen.
In het vorig verslag is een foutje geslopen: de bewuste BA-verzekering blijft bij Concordia en gaat niet naar Beluga. Concordia verzekert zich verder bij Beluga voor die aard van polis. Een nuanceverschil. De formulering van de polis is uitgebreider. Al de rest hierna in die alinea mag geschrapt worden.
1.2 Beknopt kasverslag
- Tegen wanneer mogen we de pasmodellen en ontwerp van de hoodie verwachten? Wanneer gaan we de clubhoodies uitgeven? Aan het begin of aan het einde van het feestjaar? Als kado geven of verkopen? De voorkeur gaat uit naar kado geven. De firma Koest Design wordt uitgekozen en aangeduid om de hoodies te maken.
- Trooper heeft 115,93 euro opgebracht sedert vorige vergadering.
- Een overzicht van de reeds betaalde/nog niet betaalde lidgeld wordt gegeven.
- De opleg voor de verzekering bij Concordia werd betaald.
- De gekeurde flessen uit de eerste lichting werden vlot betaald door de leden. De tweede groepskeuring is volop lopende.
- Het aanhoudend probleem van het niet-betalen van de huurwaarborg door clublid Laurens Van de Walle wordt ook nog even aangehaald. Er wordt besloten om (voor iedereen) strenger op te treden: eerst betalen, dan pas lenen. Het is een oud zeer en een ieder jaar terugkerend verhaal dat huurmateriaal en waarborgen pas na veel “gezaag” terug gebracht of in orde gemaakt worden. Het zijn ook altijd dezelfde namen die terugkeren. Kan Payconiq hierin als betaalmiddel een oplossing zijn? Direct boter bij de vis. Het is gewoon een kwestie van een code aan te vragen bij KBC. Die code kan desnoods in het berghok van het zwembad uitgehangen worden.
Het cijfermateriaal inzake de kasbewegingen sedert vorige vergadering volgt hierna.
| Kasgeld | Zichtrekening | Spaarrekening | Totaal | |
| Vorig Saldo | 0 | 3724,23 | 11675,74 | 15403,97 |
|---|---|---|---|---|
| In | 0 | 6358 | ||
| Uit | 0 | -2351,27 | ||
| Nieuw Saldo | 0 | 7730,96 | 11675,74 | 19410,70 |
1.3 Secretariaat
- Nik: de lidmaatschapsformulieren komen vlot binnen.
- Een volledige digitalisering van de inschrijvingen en het archief wordt steeds wenselijker.
1.4 Materiaal
De eerste fase van de groepskeuring van duikflessen (16 stuks) is volledig afgehandeld. De tweede fase is bezig (maar liefst 20 duikflessen binnen gebracht).
1.5 Evenementen
- Inzake het duikweekend Zeeland kan er misschien al een “save the date” uitgestuurd worden naar de leden? Er werd nog geen artikel hieromtrent gepubliceerd. Gina schrijft dit binnenkort.
- Slotfeest: is de hoeve in Kleit een optie? De huur voor 1 dag bedraagt wel 1500 euro, enkel voor de zaal en de tuin. Dus zonder eten/drank/tafels en stoelen/dj. Een en ander wordt vergeleken met de uitgaven van vorige edities. Het kasteel van Poeke is geen optie meer, wegens geen eigendom meer van de gemeente Aalter. Bart kent nog een locatie in het Tieltse (en zal informeren bij de David Lannoo van graszoden.be). We zijn al overeengekomen dat het slotfeest in september zal doorgaan, maar welke dag? VVW- voorzitter Dion D’Hoop liet weten dat de duikstage in Niolon ofwel de laatste week van september ofwel de eerste week van oktober doorgaat. Dus moet het feest vroeger georganiseerd worden. Het weekend van 16 en 17 september 2023 lijkt de beste optie. We moeten nog beslissen zaterdag of zondag. Welk concept?: food trucks, live band,…?
- Wat met de uitnodigingskaarten voor het slotfeest? Gelijkaardig aan die van de vorige feesten? Ook laten ontwerpen door Koest Design?
2. Belang van de erkenning van de club
- Het is noodzakelijk dat we de onderafdeling “Pelagos Aalter” (spookbestuur) afschaffen. Door de fusie van groot Aalter zal er misschien meer controle zijn. De statuten en zichtbare publicatie op de website kloppen niet met die fictieve onderafdeling. Dit is een potentieel gevaarlijke situatie voor de club. Er moeten dus minimum drie verantwoordelijke functies in het Aalterse wonen. Dus het hoeven niet persé “bestuursfuncties” te zijn. Eventueel Cedric als hulp-materiaalmeester? Met Bart (DSV), Kurt (“medisch verantwoordelijke) en Cé zitten we al goed qua verantwoordelijke functies en dan nog eens Jurgen als ondervoorzitter. Nu geldt er ook volgend criterium om meer punten voor de gemeentelijke subsidies te verdienen: instructeurs zijn trainers (niet volgens Bloso evenwel). De aanvraag en controle van de subsidies worden vereenvoudigd vanaf heden.
- Voor de omzetting van vzw naar wvv heeft Gina clublid Hendrik Vermeire aangesproken om dit te concretiseren. Hij was akkoord om dit in orde te maken. We hebben nog tijd tot januari 2023. Jurgen verduidelijkt een en ander. Op zich is deze administratieve overstap niet zo ingewikkeld. Het gaat vooral over een wijziging in de terminologie. De publicatie op de website van de wijzigingen in het huishoudelijk reglement volstaat.
- Gina haalt opnieuw het idee van een financieel plan aan: wat zijn de vaste kosten? Maximale uitgaven? Dienen we ons lidgeld op te trekken? Wat met sponsoring? Hoe ver willen weg aan in het vergoeden van onkosten van instructeurs en bestuursleden? Met een forfait werken? Jurgen vindt dat we misschien eens moeten nadenken over de optrekking van het individuele lidgeld, om meer financiële armslag te hebben binnen het bestuur. Maar tegelijkertijd ook meer korting geven aan bijkomende gezinsleden bijvoorbeeld. Hierbij wordt de vraag gesteld: wat is een gezinslid? Wonend op dezelfde domicilie? Leeftijd inwonend lid? Koppel in de praktijk doch niet officieel samenwonend? Wat verstaan we onder “gezin”?
3. Sponsoring
- Jurgen geeft de nodige uitleg bij zijn voorstel. Het idee is om zelfstandigen onder de clubleden aan te spreken om aan sponsoring te doen. Hun lidgeld zou in dat bedrag verwerkt worden. Over een periode van 5 jaar zou dat dus bijvoorbeeld kunnen zijn: 5x het lidgeld en afronden naar boven, dat wil zeggen 1200 euro. Dit kan in contractvorm eventueel. Dat lidgeld voor 5 jaar ver mag niet aan iets anders opgesoupeerd worden, zou een bijkomende voorwaarde kunnen zijn.
- Gina vraagt zich af of een jaarlijks weerkerende sponsoring niet beter is, zoals we vroeger kenden. En wanneer zou dit in voege kunnen gaan? Ten vroegste volgend seizoen. Voor dit seizoen is het uiteraard te laat. Misschien best op de volgende ALV ter sprake brengen.Dit dient verder opgevolgd te worden.
4. Allerlei
- Nik vraagt zich af hoe het zit met niet-gevaccineerde trainers/begeleiders en G-duikers. Bart bevestigt dat Nik tot nader order niet meer ingezet zal worden als begeleider van Veronique.
- De kwestie Dirk Van Cuyck: Dirk heeft beginnende Parkinson en neemt enkel nog deel aan wembadtrainingen, niet meer aan open-waterduiken. Misschien is hij rijp voor bij de G-duikers. Maar dat wordt organisatorisch moeilijk. Misschien een soort “vaste” partner toewijzen voor de rest van dit seizoen?
- Gina laat weten dat het niet evident is om een nieuwe webmaster te vinden. Webmaster Christophe wil dit voorlopig wel verder zetten mits het betalen van een vergoeding (bvb 500 euro forfaitair). Wie kan/wil er Christophe opvolgen? Jens of Iris? Of een externe professioneel? Zo’n professionele webmaster is wel zeer duur. Wie kan/wil er daar de nodige tijd en energie in steken en respecteert de nodige discretie? Wat willen we voor de toekomst? Een louter “publicatie-website”, voor iedereen zichtbaar? Of toch weer een communicatiewebsite met een verborgen ledenachtergrond? Dit is dan weer duurder. Hier moet nog eens over nagedacht worden?
Volgende vergadering:
De volgende bestuursvergadering wordt geprikt op vrijdag 26/11/2021 om 19.00 uur, bij Martlé Deco in Knesselare.
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |