Tijd: 18.48u – 22.42u
Plaats: Bedrijfsgebouw Martlé Deco, Knokkebaan 151, Knesselare
Aanwezig: Gina, Nik, Istvan, Jurgen, Mich, Christophe Martlé, Lieve Vande Vijver
Afwezig: Nathalie (volgt eerste deel van de vergadering online mee via videoconferentie)
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt diagonaal overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd en bijgevolg goedgekeurd en ondertekend. Ook de verslagen van de twee vorige vergaderingen worden ondertekend.
1.2 Beknopt kasverslag
Nathalie:
* Zij overloopt het cijfermateriaal zoals hierna weergegeven.
* Een tweede overzicht van de bewegingen tussen 01/01/2021 en 31/12/2021 volgt ook.
* Dankzij de sponsoring van Martlé Deco zijn we vorig jaar in positief geëindigd, anders
waren we 10 euro in het negatief.
* Heeft contact gehad met Koest ivm de clubhoodies. Om de maten te passen voor de leden
zullen er tegen de ALV pasmodellen klaar en geleverd worden. Deze pasmodellen worden
nadien zelf ook bedrukt . Een paar ontwerpen van de bedrukking (logo) zullen binnenkort
beschikbaar zijn.
* Payconiq: de code zou nu moeten in orde zijn. Wij krijgen een uitprint van de qr-code, zoals te gebruiken voor betalingsverkeer. Maar deze manier van betalen moet een uitzondering blijven. Een afdruk van de qr-code wordt als bijlage 1 gevoegd.
* Inzake de controle van de boekhouding door Jens en Joost: is ondertussen gebeurd. Volgens Jens ontbreekt er één factuur. Nathalie kijkt dit na. Er komt alleszins nog één rekeninguittreksel achter.
* Nathalie vraagt aan de materiaalmeester naar een begroting voor dit jaar en aan anderen
die grote kosten verwachten.
* Nathalie legt vanaf de ALV de boeken neer, neemt ontslag en zal voor een vlotte overdracht aan haar opvolger zorgen.
De vraag is: wie in de club kan en wil Nathalie opvolgen? Renée? Frederik? Ann? Iris?
Nathalie V? Hendrik? Bij voorkeur iemand die niet te “jong” in de club is en toch een beetje affiniteit met de club heeft. Wie het ook wordt, zal wellicht zijn/haar eigen boekhoud- systeem hanteren. Jurgen zal mogelijke kandidaten benaderen.
* Er wordt een stand van zaken gegeven inzake het jubileumfeest 30 jaar Pelagos:
Overzicht kosten feest 2018:
– Inkomsten leden die betaald hebben (ex-leden 50 euro, actieve leden 30 euro): 2670 euro
– Voorschot huur zaal Ten Dauwe: 500 euro.
– Handdoeken 956,63 euro.
– Boeken optreden drag queens: 300 euro.
– Willel handdoek: 36,75 euro.
– Saldo huur zaal Ten Dauwe: 3709,59 euro.
Totaal: 2832,97 euro kosten voor het bestuur.
Hoeveel willen/zullen we volgend jaar besteden aan het jubileumfeest? Er werd reeds 2000 euro gesponsord door Martlé Deco (waarvoor dank), specifiek voor de huur van de feestzaal (die kost 1500 euro). Voor de hoodies wordt ca 1750 euro begroot.
Hoeveel entree vragen we aan deelnemers? Dezelfde prijs als de vorige editie of toch
opslaan? Dat zou nu bijvoorbeeld 55 euro voor ex-leden en partners/kinderen van leden
kunnen zijn en 35 euro voor actieve leden. Hoeveel voor kinderen (-12 jaar)? Want het zal
een dagfeest worden. Er wordt een opkomst verwacht van ca 70 personen. Volgens een
snelle berekening zullen we 3500 à 4000 euro moeten begroten. De huur van de zaal is
reeds betaald met de sponsoring van Christophe (opkuis en bediening inbegrepen).
Nog te anticiperen uitgaven: live-band, dj en andere animatie, food trucks, huur tent voor
in de tuin bij slecht weer (bijvoorbeeld type “stretchtent”, bestaat in verschillende
formaten, al of niet met plankenvloer (extra te betalen). Omgerekend komt dit op ca 75 euro per deelnemer.
De drank zal niet gans de dag gratis zijn. Bijvoorbeeld wel de apero en drank bij het eten
inbegrepen in de entree. Daarna met de gekende drankkaarten werken.
Kunnen er nog sponsors gezocht worden?
Het cijfermateriaal inzake de kasbewegingen sedert vorige vergadering volgt hierna.
| Kasgeld | Zichtrekening | Spaarrekening | Totaal | |
| Vorig Saldo | 0 | 11054,92 | 11675,74 | 22734,66 |
|---|---|---|---|---|
| In | 0 | 3566,16 | ||
| Uit 2022 | 0 | -1191,92 | ||
| Uit 2021 | -2118,41 | |||
| Nieuw Saldo | 0 | 11310,75 | 11675,74 | 22990,49 |
| Stand 01/01/2021 | Stand 31/12/2021 | |
| Zichtrekening 735-0091334-45 | 9291,82 | 12502,62 |
| Spaarrekening 745-0106430-90 | 11675,74 | 11675,74 |
| Spaarrekening 746-0150766-76 | 4 | 4 |
| Cash | 28,94 | 0 |
| 21000,50 | 24182,36 | |
| Kosten 2021 nog te betalen aan Aalter | -1191,92 | |
| 22990,44 |
1.3 Secretariaat
Nik: de leden die laattijdig zijn met hun medische fiche worden overlopen. Zij krijgen
vanaf 07/02/2022 een herinneringsmail.
De vraag wordt gesteld hoe het zit met louter zwemmende leden (dus medisch niet geschikt om te duiken, maar wel om te zwemmen). Kwestie van verzekeringsgewijs in orde te zijn. Een voorbeeld hierbij is Dirk Van Cuyck, die aangegeven heeft enkel nog maar de zwembadtrainingen mee te volgen doch niet meer in open water te zullen duiken. Moet hiervoor een onderscheid gemaakt worden op de medische fiches door bijvoorbeeld een uitsplitsing in keuzemogelijkheden (“geschikt bevonden om te duiken” of “geschikt bevonden om te zwemmen”)? Er wordt beslist dat voor dergelijke gevallen een apart formulier zal worden gebruikt (nog aan te maken).
1.4 Materiaal
Geen items.
1.5 Evenementen
Feest 30 jaar Pelagos: hoger reeds behandeld.
Hoe zit het met de “jubileum-duikreis” voor 2023? Er is al een pole geweest om een voorkeursbestemming te vinden. Alles ligt wat stil door Corona, medische situatie organisatie Nico De Schuyter. Wanneer wordt er beslist? De club heeft altijd een bijdrage gegeven aan de jubileumreizen. Dit item dient zeker op de komende ALV aangekaart te worden.
1.6 Draaiboek
Wordt overlopen.
Bij het item “leden bevragen inzake duikvergunning Ekeren” zou dit beter afgeschoven worden naar de duikschool ipv door de penningmeester op te volgen.
2. ALV 06/03/2022
- Waar? Ontmoetingscentrum Kerkem in Aalter.
- Drank: levering andermaal door Luc Latomme. Moet nog bevraagd worden.
Onmiddellijk met drankkaarten werken, de eerste is gratis, daarna betalend. - Eten: traiteur Geert is geboekt. Het wordt stoverij met frietjes, groenten en koude sauzen. Hij vraagt 260 euro voor zijn werk en verplaatsingskosten. En 19 euro voor het eten per volwassene en 11 euro voor een kind -12 jaar. Dus deelnameprijs 20 euro voor een volwassene en 10 euro per kind -12 j. Borden, bestek en afwas inbegrepen. Deze prijzen zijn exclusief BTW, dus nog 12% bij te rekenen voor het voedsel en 21% voor het werk. Wat met veggie-deelnemers? Op voorhand te bevragen.
- Aanpassing oude vzw-statuten: dit is wettelijk verplicht door de invoering van de nieuwe wet op de vennootschappen. Met publicatie in het Staatsblad. Clublid Hendrik Vermeire heeft dit kunnen regelen, dankzij zijn professionele achtergrond. Jurgen geeft toelichting. Het komt erop neer dat de statuten moeten kloppen met de werkelijke toestand. Dus geen duistere onderafdelingen meer, zoals “Pelagos Aalter” als spookafdeling. Dit mag niet meer. Op straffe van verlies van gemeentelijke subsidies en gebruik van accommodaties. Dat wil ook zeggen dat het organigram op onze website zal moeten worden aangepast. Mogelijk ook aanpassingen nodig van het huishoudelijk reglement. Jurgen overloopt diagonaal de voorgestelde nieuwe versie van de statuten (rode tekst betreft een nieuwigheid/aanpassing). Het zeteladres verandert trouwens ook van Hoekmeers 1 naar De Wijngaard 27 (adres van de ondervoorzitter).
De publicatie van een zogenaamd “kernbestuur”(voorzitter/penningmeester/secretaris) volstaat. De rest van de bestuursleden hoeft niet officieel gekend te zijn. Andere functies hoeven niet in detail qua takenpakket benoemd te worden. Gewoon “bestuurslid” volstaat. Niet meer nominatief. Vandaar het belang van de verslagen van de vergaderingen, waaruit ieders betrokkenheid in de praktijk bij het bestuur goed naar voren komt. - Voor het beheer van de financiën wordt het “4 eyes”-principe aanbevolen, dat wil zeggen dat er steeds controle is door een tweede persoon op de handelingen van de eerste (penningmeester), zonder daarom de noodzaak om met twee te moeten tekenen telkens.
- Moeten we veranderen van bank of niet? KBC is niet de duurste maar ook niet de goedkoopste? Voorlopig blijft dit ongewijzigd.
- Op de ALV moet voortaan dus enkel het kernbestuur officieel herverkozen worden. En de bijkomende bestuursfuncties kunnen gewoon vermeld worden in het verslag, zonder officiële verkiezingen. Met andere woorden: er zijn drie officiële bestuurders, de rest zijn medewerkers of bestuursleden. De ambtstermijn van drie jaar voor die medewerkers valt ook weg.
- De later verspreide definitieve versie van de nieuwe statuten wordt in bijlage 2 gevoegd.
- Gina vraagt zich af of de BA-verzekering enkel geldt voor de gepubliceerde bestuursleden of ook de andere?
- Lidgeld aanpassen (verhogen) of niet?
Lieve oppert het idee om aan de leden die het volgende seizoen een hoger brevet willen halen een surplus te vragen. Dit ter compensatie van de extra inspanningen en begeleiding door de instructeurs.
Of toch voor gans de groep het bedrag optrekken? Zo ja, hoeveel? 180 euro vanaf september 2022 ipv 170 euro nu. Dus een verhoging van 10 euro lijkt aanvaardbaar.
Of per specialty een extraatje aanrekenen? - Ontslag en/of herverkiesbaar: Mich: stopt. Nathalie: stopt. Nik: herverkiesbaar. Istvan: herverkiesbaar.
3. Allerlei
- Item van Istvan: zouden we net als twee jaar geleden opnieuw tweedehands materiaal
door de leden te koop laten aanbieden op de ALV? De voorzitter wil er geen tweede-
handsbeurstoestanden van maken. Eventueel na strenge selectie, maar eigenlijk liever niet. Voor dergelijke aangelegenheden kan de fb-pagina van onze club aangewend worden. - Item van Istvan: welk adres moet er voortaan op aankoopfacturen gezet worden van bijvoorbeeld duikwinkels zoals The Big Blue? Zoals hoger reeds vermeld: De Wijngaard ipv Hoekmeers.
- Item van Istvan: hoe zit het met het duikweekend? Stand van zaken?
Lieve en Christophe gaan in maart eens op plaatsbezoek naar de vakantiewoning en verkenning ter gelegenheid van een jaarlijks familieweekend. Zij zullen oa ook navraag doen bij een plaatselijke slager ivm de bbq op het weekend.
Weer een voorschot vragen aan de reeds ingeschreven deelnemers? Zo ja, hoeveel? En wanneer? Bijvoorbeeld eind april, na de clubreis naar Egypte.
Wordt er weer een (financiële) geste gedaan door het clubbestuur voor het duik-weekend? - Item van Gina: Onze webmaster Christophe Coussement heeft nu een factuur toegestuurd voor zijn werkzaamheden voor 2022, dit ten bedrage van 500 euro. Dit fungeert als een soort contract. Wat zijn de exacte data voor 2022?
Bij vervanging van de webmaster door een niet-benevole persoon zullen de kosten wellicht merkbaar oplopen.
4. To do-lijst
De lijst wordt overlopen.
Gedane zaken worden geschrapt, de openstaande items blijven staan.
Bijlagen
- QR-code Payconiq.
- Definitieve versie van de nieuwe statuten.
Volgende vergadering:
De volgende bestuursvergadering wordt geprikt op donderdag 14/04/2022 om 18.30 uur, bij Christophe en Lieve thuis in Gent.
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |