Plaats: Aalter, Ontmoetingscentrum Kerkem
Tijd: 11.05 uur – 12.15 uur.
Aanwezige stemgerechtdigde leden: Gina Caestecker (voorzitter), Veronique Capiau, Nathalie Claessens (uittredend penningmeester), Armand De Broeder (ere- DSV), Ian Den Tyn, Istvan Den Tyn (materiaalmeester), Alex De Souter, Jens Hautekeete, Luc Latomme, Michaela Luycx (uittredend evenementencoördinator), Christophe Martlé, Lieve Nuytinck, Iris Postma, Davy Robeyns, Nikolaas Roelens (secretaris), Brigitte Schaut, Guy Schietecatte, Jurgen Stofferis (ondervoorzitter), Kurt Tournoy, Karel Traen, Dirk Van Cuyck, Jessica Vandevelde, Lieve Vande Vyver, Laurens Van De Walle, Bart Van de Weghe (DSV), Karel Vanlauwe (DSV), Ann Van Ooteghem, Thierry Van Waes, Patrick Verbouw, Renée Vermeire, Frederik Willaert.
Afwezig: Philippe Boeyden, Tom De Ketelaere, Nico De Schuyter, Steven Willems.
Verontschuldigd: Zie volmachten hierna.
Volmachten: Cédric Corvelyn, Joost Dessein, Olivier Dewaele, Wim De Wilde, Jan Leybaert, Hans Matthijs, Nathalie Vercauteren-De Neve, Hendrik Vermeire.
De aanwezigheidslijst en volmachten worden in bijlage gevoegd.
1. Verwelkoming en jaaroverzicht door de voorzitter
Gina heet iedereen welkom.
Het quorum van stemgerechtigde aanwezigen/volmachten (2/3 van 43 stemgerechtigde leden) is ruimschoots bereikt. We kunnen rechtsgeldig vergaderen.
De voorzitster dankt de vergadering voor hun talrijke aanwezigheid en ook de inzet van iedereen in 2021. Ook dank aan de bestuursleden, de duikschool en webmaster.
Zij stelt kort haar bestuursleden en hun respectievelijke taken voor: Nathalie zorgde als (uittredend) penningmeester voor het beheer van de centen van de club. Dit houdt onder meer in: het bijhouden van de boekhouding, opstellen subsidiedossier, vergunningen Ekeren (haar mandaat loopt in principe tot januari 2023). Nik zorgt als secretaris voor het nodige papierwerk: aansluitingsformulieren, medische keuringen, verslagen vergaderingen (tot januari 2022). Mich is uittredend evenementen-coördinator (soort feestcommissaris); haar mandaat loopt ook af in januari 2022). Istvan is materiaalmeester (mandaat loopt af in januari 2022). Jurgen kan als ondervoorzitter in onderling overleg taken van de voorzitter overnemen (mandaat tot januari 2023). En Gina zelf is voorzitter (nog tot januari 2023).
In 2021 zijn er een viertal bestuursvergaderingen geweest. Wat werd er daar besproken en/of verwezenlijkt? De grootste bezorgdheid in 2021 was wederom corona. De duikschool heeft dit echter goed opgevangen en geregeld. De zwembadtrainingen konden vlot doorgaan.
Concrete plannen voor het jubileumjaar “30 jaar Pelagos” zijn tot nu toe het duikweekend Zeeland in augustus 2022 en het slotfeest in september 2023. Ook de gemeentelijke erkenning van Pelagos als sportvereniging kwam aan bod met de subsidies en het nieuwe tarief voor de huur van het zwembad. Ook het herwerken van de statuten met verplichte aanpassingen bleek een ferme boterham. Het bestuur biedt zoals steeds ook haar steun aan duikschool- evenementen.
Evolutie van het ledenaantal: vorig seizoen hadden we 43 actieve leden en 5 ere-leden. Twee leden zijn gestopt (Dirk Demoor en Patricia Vandenbossche). Er hebben zich vier nieuwe leden aangemeld: Sammie Van den Eeckhout, Ibe Den Tyn, Kim Hertoge en Kaat Stofferis. Twee oud-leden zijn teruggekeerd: Iris Postma en Dirk Van Cuyck. Drie ereleden zijn hernieuwd: Christophe Coussement, Krista Verhoeven, Adelwijn Meirhaeghe. Nu zijn er met andere woorden 47 actieve leden en 3 ereleden.
2. Plannen volgende vergadering indien het quorum niet bereikt is
Niet van toepassing.
3. Goedkeuring aanpassing VZW statuten Pelagos
Deze aanpassing werd genoodzaakt door de invoering van het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen). ‘Vereniging zonder winstoogmerk’ wordt ‘vereniging zonder winstuitkering’.
Ondervoorzitter Jurgen geeft de nodige toelichting en vraagt wie er nog vragen heeft na lezing van de nieuwe statuten.
De club heeft nu de wettelijke mogelijkheid om de lidgelden op te trekken tot (een theoretisch) maximum 500 euro (wat niet onmiddellijk zal gebeuren uiteraard). Jurgen doet een oproep om eens na te denken over manieren om extra inkomsten voor de club te genereren. Voorlopig hebben we nog voldoende buffer, maar binnen een paar jaar zullen we met verlies werken indien er geen bijkomende inkomsten gecreëerd worden. Bart Van de Weghe voegt toe dat de gemeente Aalter een steunende hand uitreikt naar erkende verenigingen die door corona financieel in de problemen raken.
De belangrijkste wijziging in de statuten is dat enkel de functies van voorzitter, penningmeester en secretaris officieel verkozen en gepubliceerd moeten worden. Eventuele bijkomende bestuursleden moeten voortaan enkel “aangesteld” worden na interne kiezing/aanduiding. Pelagos beschikt over een “huishoudelijk reglement” (wat niet hetzelfde is als een intern reglement!) De statuten worden door de aanwezige leden unaniem goedgekeurd en zullen kortelings gepubliceerd worden (in het Staatsblad en daarna op de website). De nieuwe statuten worden integraal in bijlage gevoegd.
4. (Her)Verkiezing bestuursleden: voorzitter – Penningmeester – secretaris
Verkiezing voorzitter: hoewel het mandaat van Gina Caestecker in principe loopt tot januari 2023 stelt Jurgen Stofferis zich pro forma kandidaat voor deze functie. Jurgen en Gina wisselen dus van functie. Dit omwille van de correctheid van de statuten en eventuele controle door het gemeentebestuur van de reële situatie. In de praktijk zal het voorzitterschap een tandem/duobaan zijn.
Nik heeft zich als enige kandidaat (her)verkiesbaar gesteld voor de functie van secretaris en wordt unaniem verkozen. Zijn nieuwe mandaat loopt tot januari 2025.
Nathalie Claessens neemt een jaar voor einde van haar mandaat als penningmeester ontslag, dit om persoonlijke redenen. Zij wordt vervangen door Renée Vermeire. Er zijn geen andere kandidaten.
Mich is uittredend evenementen-coördinator en wordt vervangen door Christophe Martlé en Lieve Vande Vyver, die dit in een duobaan zullen behartigen.
Materiaalmeester is voortaan ook een duojob van Istvan en Cedric.
Alle aanstellingen worden bekrachtigd met een applaus van de voltallige vergadering.
De officiële kandidatuurstellingen worden in bijlage aan dit verslag gevoegd.
5. Kasverslag van 2021 – goedkeuring door de commissarissen – begroting 2022 – aanstelling nieuwe commissarissen
Nathalie neemt het woord en geeft toelichting.
De boeken werden vorig jaar gecontroleerd door Joost en Jens. Zonder opmerkingen.
Nathalie geeft vervolgens nogmaals uitleg over hoe onze instructeurs en bestuursleden hun lidgeld gedeeltelijk of zelfs volledig kunnen terugverdienen, alsook over het “boetesysteem” voor laattijdige betalers van het lidgeld.
Zij geeft hierna een overzicht van het actuele cijfermateriaal van onze centen. Het integrale kasverslag gaat in bijlage aan dit verslag.
Er wordt uitleg gegeven over de nieuwe betaalmethode van Payconiq.
Er zal een verhoging zijn van het lidgeld vanaf september 2022.
‘Trooper’ wordt nog eens in herinnering gebracht als middel om op een zeer eenvoudige manier extra inkomsten voor de club te genereren.
De begroting voor 2022 wordt voorzien op een nuloperatie, dat wil zeggen: geen winst en geen verlies. Bijkomende kost in de begroting is de vergoeding voor onze webmaster. De begroting wordt eveneens in bijlage gevoegd.
Als nieuwe commissarissen worden Jens Hautekeete en Nathalie Vercauteren aangesteld.
6. Verslag evenementen-coördinator
Mich geeft toelichting: door de corona-crisis is er niet veel gebeurd qua evenementen. Alles stond op een laag pitje. Het enige noemenswaardige was de overdracht van functie van Mich aan Christophe en Lieve.
Er worden hoodies met het clublogo gemaakt ter gelegenheid van “30 jaar Pelagos”.
Christophe en Lieve zijn al uit de startblokken geschoten met de organisatie van het slotfeest van ons 30-jarig jubileum. Dit feest gaat door op 17/09/2023 in Kleit. Ook het duikweekend Zeeland staat in de steigers. En er was recent de duikactiviteit in Todi.
Nathalie C en Mich krijgen een attentie van het bestuur als erkentelijkheid voor hun jarenlange inzet voor de club.
7. verslag materiaalmeester
Istvan geeft toelichting.
Aan het begin van het nieuwe seizoen werd vastgesteld dat één jacket volledig beschadigd bleek na gebruik en werd bij gevolg gedeclasseerd.
Er werd een tweede “wing” aangekocht ter vervanging van andere gedeclasseerde jackets.
Na het nazicht na de zomer van 2021 werden voorts weinig mankementen vastgesteld. Vier ALV-darmen werden vervangen wegens versleten. Ook een duikvlag voor de club werd aangeschaft.
In de loop van juli en oktober 2021 werden de flessen van de club, alsook de privé-flessen van sommige leden door de materiaalmeesters voor herkeuring (2,5 jaar) aangeboden in de duikwinkel Big Blue. In totaal werden niet minder dan 36 flessen gekeurd, waarvan 22 privé.
Er werden ook twee flessen van de club aangeboden voor (tweedehands)verkoop. Deze werden eerst gekeurd en daarna verkocht. Een winst van 160 euro werd hierop gemaakt.
Armand kocht ook twee spoelen (“reels”) aan voor de club. Deze werden door de materiaalmeester verder gebruiksklaar gemaakt met de juiste clipsen.
In de loop van het seizoen werden er ook 21 flessen (van de club) aangeboden in de duikwinkel voor vulling. Aan een kost van 5 euro per stuk, komt dit neer op 105 euro. Voorts werden er nog 20 extra (gratis) vullingen gedaan door de materiaalmeester op een andere locatie.
Het uit te lenen materiaal is vanaf nu nog enkel op te halen tijdens de zwembadtrainingen, dus niet meer tussenin (tenzij bij hoge uitzondering). Er wordt verwacht dat iedereen nog steeds melding maakt van uitlening van materiaal.
Tijdens de zomervakantie kan men uitleenmateriaal bij het einde van het zwembadseizoen (mei) ofwel in het zwembad ophalen en voor gans het open-waterseizoen bij houden, ofwel na contact met een van de materiaalmeesters bij hen thuis ophalen.
Bij de eerste training in september wordt traditioneel alle materiaal binnen gebracht voor controle.
8. Verslag duikschool
Karel V neemt het woord, aangevuld door Bart V.
Karel V:
De voorbije twee jaren waren hels door corona. Toch hebben we het geluk gehad dat we hebben kunnen blijven trainen in het zwembad. Hierbij een bedankinkje aan iedereen om dit vlot te laten verlopen. In post-coronatijden moeten we nu proberen om de achterstal qua brevetten en opleidingen weg te werken.
Er wordt opgeroepen aan de leden om onze website meer te raadplegen. Daar staat immers zeer veel info vermeld.
Er wordt een overzicht gegeven van de behaalde brevetten in Pelagos.
Jessica Vandevelde is ondertussen ook regio-coördinator voor Oost- en West-Vlaanderen geworden.
Patrick Verbouw is druk doende met het op poten zetten van het “G-duiken” binnen het VVW.
Alle specialties kunnen voortaan in de schoot van Pelagos gegeven worden.
Er wordt een overzicht gegeven van de momenteel lopende opleidingen in Pelagos.
Wat duikreizen betreft, deze zijn eigenlijk het “cement” van de club, die ons samen houdt. Zonder de clubreizen zou de samenhorigheid verdwijnen. Hopelijk kunnen vanaf heden de clubreizen weer op een normale manier doorgaan.
Hierna volgt een overzicht van wie wat doet binnen de duikschool. Bart V en Karel V zijn nog steeds duikschoolverantwoordelijken in duobaan.
Er is een duikkalender in de maak voor het open-waterseizoen van 2022.
Wat de opleidingen binnen de club betreft, kiezen we voor kwaliteit boven snelheid.
Guy Schietecatte zorgt opnieuw voor een “rescue-traject” voor 2022.
De HVD-cursus 2022 wordt georganiseerd door Armand en Kurt.
Vanaf heden wordt de duikschoolvergadering trimestrieel georganiseerd, dat wil zeggen 3x per jaar ipv 2x.
Kurt Tournoy leidt voortaan de medische commissie van het VVW.
Bart V:
Hij verduidelijkt nog even zijn duo-rol met Karel.
Hij benadrukt het belang van goede communicatie. Er zal nog meer gefocused worden op de website van de club.
Hij herhaalt zijn oproep tot het organiseren van duikdagen het komende open-waterseizoen.
Voortaan wordt één onderdeel uit de opleiding I1 gehaald en voor iedereen vanaf D2 open gesteld, namelijk “Trainingsleer”. Dit gaat dit jaar door in Zelzate op 08/05/2022.
Wat de IKP betreft, was er vroeger enkel een theoretische proef, maar voortaan is er nu ook een zwembadgedeelte mogelijk.
9. Clubvooruitzichten 2021
Gina: wat met clubreizen in 2022?
We kunnen alvast Niolon van 10 tot 15 oktober aanbevelen (Jessica is hiervoor contactpersoon).
Vanaf de zomer zullen we brainstormen over een clubreis voor “30 jaar Pelagos”.
10. Allerlei
* Het bestuur schenkt een “clubbuf” aan KD1 Ann Van Ooteghem en aan nieuw lid Sammie Van den Eeckhout. Deze krijgt men nu bij de intrede in de club.
* Jurgen: op Paasmaandag is er geen zwembadtraining (wegens sluiting zwembad), maar ter vervanging wordt er een theorieles gegeven over kompas en zeevaartkunde.
* Bart: voor vertrek op duiktrip naar Egypte in april wordt er voor geïnteresseerden door Lieve N een voordracht gegeven over basisbiologie van de Rode Zee, alsook over “wat zit er in een reistas voor een duikreis?”
* Tot slot wordt er nog een oproep gelanceerd tot aankoop van een handdoek van “25 jaar Pelagos”. Er zijn er immers nog een aantal over.
Bijlage(n)
1. Aanwezigheidslijst.
2. Volmacht(en).
3. Kandidatuurstellingen.
4. Integraal financieel verslag penningmeester.
5. Nieuwe statuten Pelagos.
Het bestuur,
| J. Stofferis | G. Caestecker | R. Vermeire |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| C. Martlé/L. Vande Vyver | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinatoren | Materiaalmeester | Secretaris |