Plaats: Aalter, Ontmoetingscentrum Kerkem
Tijd: 11.12 uur – 13.05 uur.
Aanwezige stemgerechtdigde leden: Gina Caestecker (uittredend ondervoorzitter), Nikolaas Roelens (uittredend secretaris), Jessica Vandevelde (DSV), Olivier Dewaele, Armand De Broeder (ere-DSV), Tom De Ketelaere, Jan Leybaert, Alex De Souter, Michaela Luycx, Lieve Nuytinck, Hans Matthijs, Iris Postma, Guy Schietecatte, Ann Van Ooteghem, Gertjan Van Heyste.
Afwezig: /
Verontschuldigd: Zie volmachten hierna.
Volmachten: Veronique Capiau, Patrick Verbouw, Joost Dessein.
De aanwezigheidslijst en volmachten worden in bijlage gevoegd.
1. Verwelkoming en jaaroverzicht door de voorzitter
Gina heet iedereen welkom.
Het quorum van 2/3 van de 18 stemgerechtigde leden is meer dan bereikt. Zelfs voltallig. Vijftien lijfelijk aanwezigen en drie volmachten. De vergadering kan rechtsgeldig doorgaan.
Zij bedankt iedereen voor hun aanwezigheid en voor hun inzet in 2022.
Ook dank aan de bestuursleden, de duikschool en webmaster.
Jaaroverzicht bestuursvergaderingen 2022:
De resterende zetelende bestuursleden worden nog even voorgesteld:
Nik zorgde als secretaris voor oa de aansluitingsformulieren, medische fiches en verslagen van de vergaderingen. Zijn mandaat loopt nog tot januari 2025.
Gina is ondervoorzitter.
Er zijn een viertal bestuursvergaderingen geweest in 2022.
Wat werd er besproken en/of verwezenlijkt?
* Duikweekend Zeeland in augustus (als opener van het jubileumjaar “30 jaar Pelagos”).
* Lezing over onderwaterfauna in Zeeland door Bas Van der Sanden op 27/11/2022.
* Eveneens ter gelegenheid van het jubileumjaar werden er op kosten van het bestuur
gepersonaliseerde hoodies gemaakt met het clublogo en gratis uitgedeeld aan alle leden.
* Split/afscheuring Pelagos: een pijnlijke primeur in de geschiedenis voor onze vereniging:
een deel van het bestuur en leden heeft besloten zich af te scheuren van Pelagos om een
eigen, nieuwe club op te richten. Hierna volgt een korte chronologie van de gebeurte-
nissen daaromtrent:
– 01/10/2022: de duikschoolvergadering verloopt stroef vanwege schijnbare
onverenigbare meningsverschillen en onmin tussen bepaalde instructeurs en lesgevers. De vergadering eindigt in mineur.
– Op 02/10/2022 kondigt de DSV-tandem Karel Vanlauwe en Bart Van de Weghe hun
onmiddellijk ontslag aan. Jessica Vandevelde werpt zich op als vervanger en nieuwe
duikschoolverantwoordelijke en wordt bij de eerstvolgende duikschoolvergadering als
dusdanig aangesteld.
– Op de bestuursvergadering van 15/11/2022 kondigen vier van de zes zetelende bestuursleden hun ontslag aan uit het bestuur en hun vertrek uit de club met het doel om een eigen, nieuwe club op te richten, eveneens in Aalter. Zij verklaren ongeveer de helft van de leden van Pelagos mee te nemen. Hierbij zijn ze ervan overtuigd recht te hebben op de helft van de gelden van de club Pelagos (daar wordt later over onderhandeld). Over de naam van de nieuwe club wordt er nog geheimzinnig gedaan. In ieder geval houden zij zwembadtraining op vrijdagavond.
De sponsoring van 2000 euro door Martlé Deco, bedoeld voor het jubileumfeest in september 2023 wordt terug geëist en later ook effectief terug gegeven. Dit jubileumfeest
wordt gezien de huidige gebeurtenissen uiteraard geannuleerd.
– Een tijdelijke crisiscel wordt vervolgens opgericht met de resterende bestuursleden van
Pelagos en enkele blijvende instructeurs. Deze cel neemt de lopende bestuurszaken waar,
poogt de dagelijkse werking van de club verder te zetten zodat de leden zo min mogelijk
nadeel van deze perikelen ondervinden en poogt de afscheiding zo correct en zo vlot
mogelijk af te handelen. Er volgen enkele onderhandelingsrondes.
– 13/12/2022: onderhandelingsvergadering tussen Nik en Jessica voor Pelagos en Jurgen en
Renée voor Just Dive.
– Na het bereiken van een akkoord over het bedrag en modaliteiten van de bankgift en
gedeeltelijke terugbetaling van het lidgeld van uittredende leden, worden op 07/02/2023 de nodige documenten terzake ondertekend door dezelfde hogergenoemde vertegenwoordigers van beide clubs.
Hiermee is de afscheiding volledig rond en gaan beide clubs hun eigen weg verder.
Evolutie van het ledenaantal: vorig seizoen hadden we 47 actieve leden en 3 ere-leden. Negen leden zijn gestopt (Kim Hertoge, Luc Latomme, Dirk Van Cuyck, Nathalie Claessens, Karel Traen, Nico De Schuyter, Philippe Boeyden en Sammy Van den Eeckhout).
21 leden zijn vertrokken naar de nieuwe club Just Dive.
Er zijn zes nieuwe leden gestart: Emma, Dagmar, Niels, Jeroen, Pepijn en Ben.
Eén oud-lid is teruggekeerd: Gertjan Van Heyste.
Twee ereleden zijn hernieuwd: Christophe Coussement en Adelwijn Meirhaeghe.
Drie nieuwe ereleden werden verwelkomd: Luc Latomme, Karel Traen en Nathalie Claessens.
Twee zwemmende leden hebben zich ook aangemeld: Sander en Ine.
Nu zijn er met andere woorden 24 duikende leden, 2 zwemmende leden en 5 ereleden.
2. Plannen volgende vergadering indien het quorum niet bereikt is
Niet van toepassing.
3. Goedkeuring aanpassing VZW statuten Pelagos: verplaatsing zeteladres
Door het ontslag en vertrek van de uittredende voorzitter Jurgen Stofferis kon het zeteladres van de vereniging niet langer op zijn thuisadres in De Wijngaard in Knesselare blijven staan. De zetel moet dus noodgedwongen worden verplaatst, bij voorkeur een adres in het Aalterse. Kwestie van in orde te blijven met de erkenningsvoorwaarden voor Aalterse verenigingen, zoals opgelegd door het gemeentebestuur van Aalter. Volgens de richtlijnen van de nieuwe WVV (wet op verenigingen en vennootschappen) moet het zeteladres niet meer opgenomen worden in de statuten. Enkel het arrondissement wordt nog gepubliceerd. Het nieuwe zeteladres zal wel worden meegedeeld aan de Rechtbank van Koophandel en gepubliceerd worden in het Staatsblad.
Het bestuursorgaan kan met andere woorden makkelijk en autonoom het zeteladres verplaatsen indien nodig (bijvoorbeeld bij overleiden, ontslag,…) en moet dus niet meer bevestigd worden door een ALV. De zoektocht naar het nieuwe zeteladres gaat verder en zal op de eerstvolgende bestuursvergadering van het nieuwe bestuur beslist en bekend gemaakt worden.
4. (Her)Verkiezing bestuursleden
Door het voortijdige ontslag en vertrek uit de club van de zetelende voorzitter, Jurgen Stofferis, is deze functie open gekomen. Nikolaas Roelens stelt zich officieel kandidaat om deze functie op zich te nemen en treedt daarmee af als secretaris.
Eveneens door het vroegtijdig ontslag en vertrek uit de club van zetelende penningmeester, Renée Vermeire, komt deze positie vrij. Gina Caestecker stelt zich kandidaat voor deze functie en treedt daarmee af als ondervoorzitter.
Door het aftreden van Nikolaas als secretaris is deze positie open gekomen. Jan Leybaert stelt zich kandidaat voor deze functie. Weliswaar enkel voor de duur van de twee jaar tot einde mandaat in januari 2025.
Door het ontslag en vertrek uit de club van zetelend materiaalmeester, Istvan Den Tyn, komt ook deze positie vrij. Alex De Souter stelt zich kandidaat. Armand en Gertjan zullen met hem samenwerken.
Door het ontslag en vertrek van het evenementen-coördinatorenduo Christophe Martlé en Lieve Vande Vyver wordt er tot nader order geen vervanger verkozen. De organisatie van evenementen en activiteiten valt weer onder het beheer van gans het (nieuwe) bestuur.
Voorlopig wordt er ook geen nieuwe ondervoorzitter gekozen.
Voor elke openstaande functie is er slechts één kandidaat. Een stemming is bijgevolg niet nodig.
Alle benoemingen/aanstellingen worden bekrachtigd met een applaus van de voltallige vergadering.
De officiële kandidatuurstellingen worden in bijlage aan dit verslag gevoegd.
5. Kasverslag van 2022 – goedkeuring door de commissarissen – begroting 2023 – aanstelling nieuwe commissarissen 2023
Gina neemt het woord en geeft toelichting in verband met de cijfers, rekeningen en geldbewegingen van het afgelopen jaar. Het integrale financiële verslag terzake wordt in bijlage gevoegd. De hoofdconclusie is dat er in 2022 meer uitgegeven werd dan er begroot is geweest en dan er inkomsten zijn geweest. We zitten dus met een negatieve balans. Een en ander heeft te maken met de afscheidingsperikelen zoals hoger nader omschreven.
Begroting 2023:
* door de negatieve balans dit jaar wordt er beslist dat de lesgevers/instructeurs voor dit
seizoen vrijwillig afstand doen van hun “vrijwilligers” tegemoetkoming. Zo ook van de kilometervergoedingen.
* Een onvoorziene uitgave (bankgift 3500 euro aan Just Dive + terugbetaling lidgelden aan
uittredende leden 1800 euro) ten belope van totaal ongeveer 5300 euro dient dan ook
begroot te worden voor 2023.
* De voorziene inkomsten (lidgelden, gemeentelijke subsidies, Trooper en activiteiten) bedragen 5600 euro.
Ann Van Ooteghem vraagt of er al nagedacht werd over het aantrekken van structurele sponsors om extra inkomsten voor de club te genereren. Hierbij wordt bijvoorbeeld gedacht aan duikwinkel Big Blue, waar wij als club vaak over de vloer komen. Deze vraag wordt meegenomen door het bestuur.
Door het plotse vertrek uit de club van de vorig jaar twee aangestelde commissarissen, moesten in extremis twee nieuwe commissarissen gevonden worden. Michaela Luycx en Lieve Nuytinck werden hiertoe bereid gevonden en hebben de boekhouding van de club onder de loep genomen. Zij hadden de opmerking dat de bewijsstukken voor enkele uitgaven ontbraken. Voorts werd de boekhouding goedgekeurd. Hun verslag terzake wordt in bijlage aan dit verslag gevoegd.
Voor de controle van de boekhouding voor volgend jaar dienen twee nieuwe commissarissen te worden aangeduid. Lieve Nuytinck en Michaela Luycx stellen zich opnieuw kandidaat hiervoor.
6. Verslag van de evenementen 2022 – vooruitzichten 2023
Gina geeft een overzicht:
– de duikkalender voor 2023 werd al gedeeltelijk opgesteld.
– kan er een uitje voor de club voorzien worden in het najaar (september) als (kleinschaliger) alternatief van het afgelaste slotfeest? Dit wordt nog bekeken.
– een duikreis naar Bonaire in de herfstvakantie staat op poten met reeds 8 bevestigde
deelnemers.
– Ook een bezoek aan bijvoorbeeld het Nausicaa- sealife centrum in Boulogne-Sur-Mer behoort tot de mogelijke clubuitstappen, al of niet met een autobus. Dit wordt ook nog nader bekeken.
7. verslag van het duikmateriaal
Armand neemt het woord.
– Alle clubmateriaal dat opgeslagen was in het depot bij Martlé Deco is na de split terug
gekeerd naar Pelagos. Een update van de inventaris is wel noodzakelijk en zal eerstdaags
worden uitgevoerd.
– Patrick Verbouw heeft aan de club een professioneel AED-toestel in bruikleen gegeven, met een onderhoudscontract op zijn kosten. De bedoeling is dit toestel zo veel mogelijk mee te nemen op open-waterduiken, net als de zuurstoffles en EHBO-koffer.
– Kostbaar materiaal (zoals hierboven vermeld) werden voorzien van zogenaamde “airtags”
om deze te kunnen traceren in geval van bijvoorbeeld diefstal of verlies.
– Gertjan Van Heyste stelt zijn garage op zijn privé-adres (tijdelijk) ter beschikking voor de
opslag van het clubmateriaal. Er werd een beveiliging met toegangscode voorzien, zodat de materiaalmeester steeds bij het materiaal kan.
– de clubontspanners werden nagekeken en waar nodig aangepast. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ontspanners voor gebruik tot 200 bar (zwembad). Deze worden gemarkeerd met groene tape. De ontspanners geschikt tot een druk van 300 bar zijn bedoeld voor open water en worden gemarkeerd met rode tape. Idem voor de duikflessen van de club.
– Er wordt overwogen om de uitleen-prijs en uitleen-waarborg voor clubmateriaal te verhogen. Deze bedragen tot nu toe respectievelijk 50 euro en 150 euro. De borg dient voor de dekking van eventuele schade of abnormale slijtage. Deze borg wordt integraal terugbetaald aan de huurder wanneer het gehuurde materiaal volledig en in goede staat terug bezorgd wordt aan de materiaalmeester bij einde seizoen. De vraag tot verhoging van de bedragen wordt meegenomen door het bestuur.
8. Verslag duikschool
Jessica neemt het woord en geeft een overzicht.
2022:
– van midden mei tot begin oktober zijn er 26 clubduiken georganiseerd (meestel twee per dag).
– er was de uitstap naar Todi in het voorjaar.
– alsook de door corona lang uitgestelde Egypte-reis in de paasvakantie.
– er was het duikweekend in Zeeland in augustus.
– er was elke donderdagavond een duik in Ekeren, samen met duikclub Splash uit Zelzate.
Hierna volgt een overzicht van verstrekte opleidingen en behaalde brevetten:
– heeft haar D1-brevet gehaald: Ann Van Ooteghem.
– hebben hun D2-brevet gehaald: Tom De Ketelaere, Iris Postma, Joost Dessein en Jan Leybaert.
– D3-brevet voor Alex De Souter.
– Nik, Lieve en Gina hebben hun specialty-brevet “trainingsleer” met succes behaald.
– er was de succesvolle HVD-dag met veel lesgevers en variatie.
– ook dank aan Guy Schietecatte voor het andermaal organiseren van een rescue- traject
(zwembad/duiktank Transfo/open water in de Blaarmeersen).
2023:
– er was de Nieuwjaarsduik in de duiktank Transfo.
– zo ook een jaarlijks weerkerende dagtrip naar de watersportbeurs “Boot” in Düsseldorf.
– reeds een eerste doopduik met de kD1’s in de duiktank Transfo.
– de volgende doopduik in de Transfo en de eerste buitenduiken liggen al vast op de kalender.
– zoals gewoonlijk zal er een intensief aanbod zijn van buitenduiken in mei en juni, net als
de wekelijkse avondduiken met Splash in de zomer. Ook weekendduiken zullen dan
aangeboden worden, zoals bijvoorbeeld in steengroeves in Wallonië.
– een duikreis naar Bonaire staat gepland voor de herfstvakantie.
– de federatie organiseert een duikvakantie naar Rosas (Spanje) als alternatief voor Niolon.
Dit gaat door van 26/09/23 tot 01/10/23. Deelnemers krijgen de keuze van transport:
vliegtuig, trein of eigen vervoer. Er zijn 40 plaatsen beschikbaar.
– een uitstap naar Nausicaa in Boulogne-Sur-Mer in het najaar behoort zeker ook tot de
mogelijkheden.
Lopende opleidingen in 2023:
– voortzetting opleiding kD1’s (eerste en tweede groep).
– Lieve gaat verder met haar I1-opleidingstraject.
– Jessica zelf gaat haar IT-opleiding starten.
– een uitgebreide HVD kan dit jaar bij duikclub Splash op 23/04. Bij Pelagos enkel een
opfrissing.
– Joost heeft zich opgegeven voor de nitrox-specialty.
Komende opleidingen in 2023:
– sowieso een tweede sessie voor nitrox-specialty.
– sowieso een sessie voor specialty trainingsleer.
– in september kan er dan naar jaarlijkse gewoonte weer aangegeven worden wie welke
specialty wil volgen in de loop van 2023-2024, bijvoorbeeld deep diving of droogpakduiken.
– De I1-opleiding start in oktober voor de liefhebbers.
– ook dit seizoen staat een rescue-traject op de planning: 1 zwembadsessie al voorbij, nog 2
te gaan. In september open-waterpraktijk in Ekeren of Transfo.
2024:
– stilletjes aan es nadenken over ideetjes voor een duikreis. Een liveaboard in Egypte eind
mei.
– en misschien nog eens een duikweekend in Zeeland. Of steengroeveweekend in de
Ardennen.
– of nog eens de Lesse afsnorkelen.
Er wordt dus een druk programma voorzien met mooie vooruitzichten en veel variatie en voor elk wat wils.
9. Clubvooruitzichten 2023
Hoger reeds behandeld.
10. Allerlei
Slechts één item van Gina:
– de VVW-duikenlink (van de federatie) werd gemoderniseerd. Dit betekent concreet dat elk
individueel lid een inlogcode krijgt voor toegang tot zijn eigen fiche en zo die zelf kan
aanpassen. Er worden voortaan geen fysieke brevettenkaartjes meer afgeleverd, enkel nog
digitale (die desgewenst door de leden afgedrukt kunnen worden). De CMAS-kaartjes
blijven wel nog bestaan.
11. Nieuw Zeteladres
Na de ALV van 26/03/2023 werd er door de bestuurders verder gezocht naar een zeteladres in Aalter en ondertussen gevonden bij één van de huidige leden:
Ann & Alex – Donkerstraat 2 – 9910 Knesselare
Bijlage(n)
1. Aanwezigheidslijst.
2. Volmachten.
3. Kandidatuurstellingen.
4. Ontslagbrief uittredende bestuursleden.
5. Integraal financieel verslag.
6. Goedkeuring door de commissarissen.
Het bestuur,
| N. Roelens | G. Caestecker | J. Leybaert |
| Voorzitter | Penningmeester | Secretaris |
| A. De Souter | ||
| Materiaalmeester | | |