Tijd: 19.05u – 22.50u
Plaats: Kompasplein 20/1003, 9000 Gent
Aanwezig: Gina, Nik, Istvan, Jurgen, Christophe en Lieve, Renée (eerste vergadering als penningmeester)
Afwezig: /
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt diagonaal overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd en bijgevolg goedgekeurd en ondertekend.
1.2 Beknopt kasverslag
Renée kan voorlopig nog niet op de rekening van de club. Haar volmacht moet nog goedgekeurd worden door de voorzitter en de secretaris via de KBC-app. Deze goedkeuring heeft vertraging opgelopen door ziekte van de KBC-contactpersoon. Het laatste kasverslag dateert dus van 04/02/2022.
Hoeveel heeft de ALV gekost? Dat is nog niet geweten.
Voorziene kosten in de nabije toekomst: eten op de HVD-bijscholing.
Het eerder geopperde idee om een (geplastificeerde versie van) de QR-code van de club in het berghok van het zwembad te hangen wordt weer afgevoerd. Om de eenvoudige reden dat (bijna) niemand zijn gsm mee heeft in het zwembad.
1.3 Secretariaat
De omzetting van het klassiek papieren inschrijvingsformulier naar een digitaal alternatief vanaf september 2022 moet verder bekeken worden met de webmaster. Misschien is Google Forms toch niet de geschikste oplossing. Er moet immers een officiële handtekening van de kandidaten gegenereerd kunnen worden. Verder op te volgen dus.
1.4 Materiaal
Het materiaalhok in het zwembad moet opgekuist worden. De grote bak met zwembadpalmen bijvoorbeeld neemt bijzonder veel plaats in. En die worden haast nooit gebruikt. Wat doen we daarmee? Verkopen?
Is het een optie om bijvoorbeeld van hok te wisselen met de zwemclub? Of een groter hok delen met hen? Bart kan hierover bevraagd worden.
Of die bak met palmen kan ook naar de opslagplaats in het depot van Christophe Martlé. Dit materiaal heeft zeker zijn nut bij bijvoorbeeld initiaties. Deze optie krijgt de voorkeur. Ook het Halloween-materiaal kan ook verkasssen.
Kan Patrick Verbouw bevraagd worden om een systeem te ontwikkelen om bakken op elkaar te stapelen in het materiaalhok? Een soort rek, liefst op wielen. Dit item wordt aan de to do-lijst toegevoegd.
1.5 Evenementen
Duikweekend Zeeland: stand van zaken?
De vakantiewoning is volgeboekt. Hoeveel voorschot vragen? 100 euro?
Wat met de drank? Een forfait voor de frisdrank en de alcoholische dranken zelf mee-brengen?
Inschrijvingen zullen mogelijk zijn vanaf volgende week, via Google Forms. Er komt ook een algemene mail met uitleg.
We kunnen best een deadline instellen voor de inschrijving en de betaling van het voorschot. De deadline wordt ingesteld op half juni. En 50 euro voor deelnemers die elders logement hebben.
Wat met veggie-deelnemers? Bieden we dit aan of moeten ze het zelf aanslepen?
Vrijdagavond: spaghetti. Zaterdag: bbq. Zondag: stoofvlees. Traiteur Geert kan bevraagd worden voor alle drie de maaltijden.
Eventueel weer sponsoring bevragen aan Luc Latomme wat de drank betreft?
Welke activiteiten staan er al op het getouw tussen het duikweekend en het slotfeest? Mogelijkheden zijn een Halloween-training in het zwembad. Een uiteenzetting over onderwaterfotografie door Bas Vandersanden. “Auto te water” of “Get wet” (ook wel gekend onder de naam “Noordzeetraining).
Slotfeest 2023: stand van zaken?
de dj werd reeds vastgelegd, ene Ronald. Kindergrime georganiseerd door Ibe? Boeking van straatmuzikanten zoals bijvoorbeeld Marino Punk?
Hoodies: stand van zaken?
Wat met niet-leden die een hoodie willen bekomen? Leden krijgen die gratis, maar welke prijs aan te rekenen voor andere geïnteresseerden? Ereleden kunnen hem ook gratis krijgen, als ze er naar vragen (zoals bijvoorbeeld Adelwijn, Krista, Christophe C.)
Welk ontwerp wordt het nu? Alvast het giletmodel met ritssluiting. Ontwerp nr 2 wordt definitief gekozen, ook wat betreft de bedrukking van voor- en achterkant.
Wanneer de hoodie schenken aan de leden? Op het slotfeest in 2023 is misschien wat te laat. Beter op de bbq tijdens het duikweekend.
De optie om de voornaam (of een nickname) van het lid erop te laten drukken kost slechts 1 euro meer.
Er wordt een Google Forms uitgestuurd met een bevraging over wie welke benaming op zijn hoodie wil, echte naam of nickname.
1.6 Draaiboek
Wordt overlopen.
Jurgen zal de vernieuwing van de duikvergunningen Ekeren naar zich toe trekken om de penningmeester wat te ontlasten. Hij zal aan iedereen een mail sturen. Nog steeds de keuze tussen 1 jaar of 3 jaar? Er wordt beslist dat iedereen van de eerste keer voor 3 jaar betaalt, dus 25 euro.
2. Stand van zaken na ALV
- Rekening en volmachten? Pas volgende week in orde te brengen.
- Wijzigen adres maatschappelijke zetel van de vzw van Hoekmeers 1 naar De Wijngaard 27 (adres van ondervoorzitter). Jurgen moet dit zelf regelen op de website van de gemeente Aalter, alsook invullen van de basisgegevens qua bestuursleden ed.
- wijzigingen op de website: publiceren van de nieuwe statuten, adres, telefoon, info@mailadres,… Dit laatste emailadres wordt automatisch verbonden aan ondervoorzitter Jurgen als contactadres.
Nog uit te voeren via de webmaster (zal morgen 15/04 in principe gebeuren). Gina heeft de nodige aanpassingen reeds doorgegeven aan het VVW. - Lidgeld verhogen?
- Mailen via de site: Renée, Jurgen, Christophe en/of Lieve worden gevraagd dit uit te testen als nieuwe bestuursleden.
3. Allerlei
- De bijpremie voor de verzekering voor de opslag van ons duikmateriaal in het depot van Martlé Deco kost 32,19 euro per jaar.
- Bij betaling door middel van de Payconiq is het wenselijk dat er een mededeling aan toegevoegd wordt voor het gemak van de penningmeester. Dit blijkt niet steeds mogelijk. De gebruiker wordt daarom verzocht om bij elke betaling een berichtje te sturen aan de penningmeester.
- Gina: de nieuwe specialty “trainingsleer” wordt voortaan opengesteld voor elk lid vanaf het brevet D2. Kostprijs van de opleiding bedraagt 35 euro. Hierbij rijst de vraag of de deelnemers een stuk daarvan terugbetaald kunnen krijgen van de club. Zo ja, hoeveel? De helft? Volledig? Of koppelen we er de voorwaarde aan dat men dan ook effectief trainingen geeft nadien? Er wordt beslist om voorlopig geen terugbetalingen voor deze cursus te doen. Er wordt genoteerd wie meedoet en opgelijst wie er vanaf september 2022 iets mee doet. We kunnen dan later nog herevalueren.
- 30 jaar Pelagos: voorstellen voor activiteiten: voordracht onderwaterfotografie? Halloween-training? Get Wet? afdaling van de Lesse? afwandelen Noordzeekust? Wipeout? Obstakelparcours Polderwind? Outsider Oudenaarde? Rafting? Hier kan nog verder over gebrainstormd worden.
- Openhouden Sportcafé in Aalter: er zijn twee testweken voorzien eind mei. Eerst zien hoe dat loopt en daarna evalueren. Welke prijzen hanteren? Hierbij kunnen we misschien best de richtprijzen gebruiken van het gemeentebestuur zoals we bij de verkiezingen deden. De insteek voor dit initiatief is het genereren van extra inkomsten voor de clubkas, alsook meer leden na de training bijeen krijgen voor een gezellig samen zijn. De uitbating van het café hoeft ook niet persé elke week. Het kan ook sporadisch, bijvoorbeeld 1x per maand. Het café afhuren van de gemeente kost 12,5 euro per avond.
4. To do-lijst
De lijst wordt niet overlopen.
Gedane zaken worden geschrapt, de openstaande items blijven staan.
Bijlagen: geen.
Volgende vergadering:
De volgende bestuursvergadering wordt geprikt op woensdag 29/06/2022 om 19.00 uur, bij Jurgen thuis in Knesselare, De Wijngaard 27.
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |