Plaats: 9000 Gent, Lucas Munichstraat 29
Tijd: 19.15 uur – 21.55 uur
Aanwezig: Gina, Jurgen, Istvan, Nik, Mich, Nathalie
Afwezig: /
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt niet overlopen wegens te lang geleden. Er worden geen opmerkingen geformuleerd en met andere woorden goedgekeurd.
Het betreft de eerste vergadering sedert de lockdown in de corona-periode en tevens de eerste vergadering met onze nieuwe ondervoorzitter Jurgen.
1.2 Beknopt kasverslag
| Kasgeld | Zichtrekening | Spaarrekening | Totaal | |
| Vorig Saldo | 141,92 | 8270,52 | 11675,74 | 20088,18 |
|---|---|---|---|---|
| In | 165 | 2534,87 | ||
| Uit | -67,98 | -5462,40 | ||
| Nieuw Saldo | 238,94 | 5342,99 | 11675,74 | 17257,67 |
Bemerking van Bart na controle van de boekhouding. Wat zijn de afspraken voor km-vergoeding en cadeaus bij bijvoorbeeld trouw of geboorte?
Wij hanteren het huidige officiele tarief voor km-vergoeding, zijnde 0,3653 euro/km. Jaarlijks te herzien? Pelagos hanteert dit maximum.
De ondervoorzitter geeft een pluim voor de puike boekhouding van Pelagos.
De penningmeester wil liever geen lidgelden meer in schijven ontvangen. Dit is in het recente verleden uitzonderlijk toegestaan voor een bepaald lid die daar om verzocht had. Maar er blijkt te veel achternageloop mee gepaard te gaan. Het bestuur behoudt uiteraard het recht om individuele uitzonderingen in de toekomst toe te staan indien de gelegenheid zich voordoet.
Nathalie overloopt het cijfermateriaal van een langere periode, zoals hierboven weergegeven.
De opbrengst voor de clubkas via Trooper bedroeg recent 121,94 euro en 118,27 euro begin dit jaar. In totaal reeds 240,21 euro. Mooi meegenomen!
Avos: nog wachtend op vergunning van Istvan en Laurens. Reeds opnieuw een mail gestuurd ter herinnering. Ter info: een betaling aan Avos (voor duikvergunningen putje van Ekeren) gaat blijkbaar sneller met credit card of bankkaart. Een overschrijving geeft vertraging.
Garantie uurwerk Armand.
De terugbetaling voor de lesgevers komt er aan. (25% van het lidgeld voor bestuursleden + percentage van het lidgeld terug voor lesgevers afhankelijk van het aantal gegeven lessen).
De kosten voor onze website bedroegen dit jaar 450 euro (voornamelijk door de gemaakte kosten voor de extra beveiliging sedert de hacking van onze site vorig jaar).
Waarborgen: Tom, Iris, Joost?
Pelagos heeft dit jaar 829,66 euro subsidie van de gemeente Aalter mogen ontvangen.
1.3 Secretariaat
De voorzitster wil dat de lidmaatschapsformulieren vroeger uitgestuurd worden, zodat tegen de eerste zwembadtraining de formulieren reeds binnen kunnen komen. Eventueel te combineren met een wenslijst voor te volgen specialties? Nik zal begin augustus een mail sturen naar de leden met de uitleg. Indien bij de eerste training niet in orde, dient er ter plaatse een formulier ingevuld te worden of men komt het water niet in. Het is dus echt wel de bedoeling om voortaan strenger op te treden hierin. Het inschrijvingsformulier is geen vrijblijvende formaliteit maar bindend om lid te kunnen zijn. Dit staat specifiek in ons huishoudelijk reglement (art.1§2 – art.1§6).
Is het einde van het oude seizoen beter om de leden reeds te bevragen naar hun intenties? Dit naar analogie met andere sportclubs.
Duikschool: vraag van een lesgevend lid: kan de club financieel tussenkomen in de aankoop van het NOB-lesboekenpakket? Deze kost momenteel 80 euro voor de delen D1 tem D3. De duikschool heeft een gratis pakket gekregen, alsook de voormalige duikschoolverantwoordelijke Karel Vanlauwe. Een zevental instructeurs hebben het pakket al zelf gekocht. Indien het bestuur hiermee instemt, over hoeveel spreken we dan? De voorzitster is van mening dat maximum de helft van de aankoopprijs volstaat, maw 40 euro. Budgettair is dat geen probleem voor het bestuur. Er staat geld genoeg op de spaarboek volgens de penningmeester. Dit staat trouwens volledig los van de financiële tussenkomst in de opleiding van de instructeurs. Kan deze tussenkomst eventueel gekoppeld worden aan de verplichting om het pakket uit te lenen aan een (kandidaat-)instructeur die geen boeken heeft? In uiterste nood welteverstaan. Het bestuur keurt deze motie goed.
Hierbij wordt er nog opgemerkt dat de federatie van haar kant niet wil tussenkomen omdat zij hun prijzen reeds verlaagd hebben.
Besluit: alle instructeurs van de club zullen een mail ontvangen met de mededeling dat zij de helft van de aankoopprijs van hun lesboekenpakket krijgen, mits een mail naar de penningmeester mét betalingsbewijs.
Er werd ook geïnformeerd naar een financiële tussenkomst voor een hapje/drankje bij grote (club)duiken. Het bestuur besluit hier niet op in te gaan. Bepaalde klassiekers van evenementen zoals de nieuwjaarsduik gaan sowieso al gepaard met een traktaat van het bestuur. Bij speciale evenementen kan het wel, maar de club organiseert het traktaat meestal zelf. Op gemotiveerde aanvraag van de organisator kan het eventueel wel. Maar wat heet “groot”? Over hoeveel deelnemers spreken we dan?
1.4 Materiaal
Istvan legt uit: alle clubmateriaal werd opgehaald uit de berging van het zwembad na de lockdown. Alles werd onstmet. Er werd een pakketje per kandidaat samengesteld voor gans het open-waterseizoen tot september.
Eén van de zuurstofflessen van de club bleek half leeg na het zwembad- incident met Kurt. Die fles moet bijgevuld worden en het ademmasker ontsmet. Er werden dit jaar geen braak of defecten aan het materiaal gevonden.
1.5 Evenementen
Mich: vraagt zich af of het bestuur het huurgeld voor het zwembad zou kunnen terug vragen/eisen van het gemeentebestuur voor de gemiste trainingen tijdens de lockdown-periode. Nathalie repliceert dat de gemeente per maand factureert en enkel voor de effectief gebruikte uren. De club heeft derhalve geen verlies geleden.
Mich haalt ter info eens de statistieken mee van de wereldwijde bezoekers van onze website.
In de aanzet naar 30 jaar Pelagos zou Mich haar activiteiten willen afbouwen en met tijd haar functie willen stopzetten. Kan er voor opvolging gekeken worden? Christophe Martlé en Lieve zouden dat eventueel wel op zich willen nemen. Welke mandaten vervallen wanneer? Elk mandaat vervalt driejaarlijks. Gina stuurt dit nog eens door. (zie verder in verslag)
Het feestjaar zal lopen van september 2022 tem augustus 2023. Misschien kan het slotfeest eens volgens een totaal ander concept georganiseerd worden, bijvoorbeeld een mini-festivalleke met foodtrucks en optredens?
Waar laten doorgaan? Hier kan rustig over gebrainstormed worden. Bijvoorbeeld het koetshuis in Poeke? De locatie moet alleszins groot genoeg zijn voor 60 à 70 man. Best Bart eens bevragen en polsen bij Christophe en Lieve.
Wordt er opnieuw een Oosterschelde-weekend georganiseerd? Wanneer best: juli, augustus, september? Zelfde of andere locatie als de vorige keer? Hoe dan ook is het een kwestie van tijdig te reserveren. Zo’n weekend kan ook aan het begin van het feestjaar ipv aan het einde.
Een grote clubreis voor het jubileumjaar zal door Nico worden georganiseerd.
Wat met het rescue-traject als jaarlijks weerkerend item? Die valt dit jaar alvast in het water door de Corona-crisis.
1.6 Draaiboek
Gina: enkel de recente activiteiten worden weergegeven.
2. Gebruik zwembad 2020-2021
Mogelijkheid om te trainen tot 22u ipv tot 21.30u. Wegens de Covid-reglementering mogen we pas binnen om 20.30u. Aankleden, klaarmaken enz betekent verlies aan trainingstijd. Deze info is via Bart binnengekomen. Is anderhalf uur zwembadhuur betalen financieel haalbaar voor de club? De huur van het zwembad bedraagt momenteel 50 euro/uur. Anderhalf uur betekent dus 75 euro per training. En dus ongeveer 900 euro extra voor gans het seizoen. Haalbaar? Wel voor één seizoen, maar daarna? Feit is wel dat de club ca 350 euro uitgespaard heeft aan de gemiste trainingen van maart tem mei dit jaar. Bart zal nog verder bevraagd worden voor meer details en de leden zullen sowieso per mail op de hoogte gehouden worden.
3. Allerlei
- Vermindering van het lidgeld voor volgend seizoen wegens gemiste trainingen dit seizoen? Doen we een (financiële) geste naar de leden toe of niet? De club draagt sowieso reeds de meerkost van het half uur extra training volgend seizoen. Er wordt besloten om geen gebaar te doen naar de leden toe door middel van een vermindering van het lidgeld. Het is wel een kwestie om dit deftig te communiceren naar de leden toe.
- Badhanddoeken met clublogo: er zijn er nog een 12-tal over (momenteel bij de voorzitster thuis bewaard). Voor hoeveel gaan we ze verkopen? We kunnen ze te koop aanbieden op onze fb-pagina voor 10 euro. Nieuwbakken D1’s krijgen nog steeds een gratis buf/muts bij slagen.
- Moet het huishoudelijk reglement op onze website? Wie mag/moet dit kunnen lezen? Momenteel is dit reglement niet online raadpleegbaar. Maar wordt wel als bijlage per mail naar kandidaat-leden gestuurd. Openbaar of niet? Bij voorkeur niet openbaar; is interne keuken van de club. Wel raadpleegbaar voor de leden met een log-in, zoals voor andere documenten.
- Steunende leden vs ereleden: wat is het verschil? Dit moet beter omschreven en gedefinieerd worden in het HR, met andere woorden aanpassingen nodig. Ook jaarlijks te vernieuwen, door bijvoorbeeld via mail te bevragen? Besluit: dit zal aangepast worden in het HR.
- De ondervoorzitter en Nathalie V hun respectievelijke dochter worden beide 16 jaar in oktober en zijn geïnteresseerd om te leren duiken. De voorzitster herhaalt onze regel, namelijk dat kandidaat-leden de volle leeftijd van 16 jaar bereikt moeten hebben om aan de opleiding te mogen beginnen. Zij kunnen eventueel wel in oktober (of januari) inpikken. Veel zal afhangen van de Covid-toestand. Voorlopig zijn er alvast geen andere kandidaten gekend.
4. To Do lijst
Wordt overlopen.
* GDPR & UBO: verder afwerken – archief opkuisen (Nik en Gina)
* Huishoudelijk reglement: aanpassen bijdrage bestuur 25% + privacyverklaring waar te vinden? (Gina)
* Verzekering: vrijwilligers –> Concordia
* Drive: ledenlijst ontlenen-borg- medische fiche-lidgeld-lidmaatschap: nog te ontwerpen (excelsheet) en enkel raadpleegbaar door beperkt aantal mensen. Kan eventueel gekoppeld worden aan de drive van duikopleidingen/vorderingsboekjes. Het voordeel van een drive is dat deze kan worden aangepast. Een publicatie op de website NIET!
Volgende vergadering: vrijdag 04/09/2020 om 19u bij Nathalie thuis.
Lopende mandaten: Gina jan 2021 – Mich, Nik & Istvan jan 2022 – Nathalie & Jurgen jan 2023
Het bestuur,
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |