Verslag bestuur 26/11/2021

Tijd: 18.34u – 20.42u
Plaats: geen fysieke locatie, last-minute beslissing tot online vergadering via Jits
Aanwezig: Gina, Nik, Nathalie, Istvan, Jurgen, Mich, Christophe Martlé (+ Lieve)
Afwezig: /
Verontschuldigd: /

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Wordt diagonaal overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd en bijgevolg goedgekeurd. De fysieke ondertekening zal gebeuren op de eerstvolgende fysieke vergadering.

1.2 Beknopt kasverslag

Nathalie licht toe:
* de lidgelden voor dit seizoen zijn allemaal betaald. Ian kreeg nog een herinnerings-sms
toegestuurd.
* Flessenkeuring (tweede periode): de factuur wordt nog ingewacht. Jessica, Luc en Brigitte
hebben nog niet betaald.
* Pocketmasks: Factuur? Hoeveel per stuk? Frederik betaalde al 15 euro.
* HVD 12/12/21: lesgevers moeten vanzelfsprekend niet betalen. Wat met de deelnemende
(K-)instructeurs (Gina, Thierry, Davy)? Moeten nog betalen: Jurgen, Ian, Renee, Alex,
Nathalie V, Joost.
* EHBO-koffer: werd aangevuld met nieuwe compressen en ontsmetting.
* Payconiq: Nathalie vindt dit een handig instrument voor kleine betalingen zoals
waarborgen ed. Dit hoeft niet op naam van de club, maar rechtstreeks via haar eigen
Payconiq. Op die manier wordt een kost van 0,06 euro per verrichting vermeden. Dit kan
meer worden in 2022, maar het is nog niet geweten hoeveel. Dit wordt verder bekeken bij
onze volgende live ontmoeting. Nathalie volgt dit op bij KBC.
* Inzake de controle van de boekhouding door Jens en Joost, moeten zij nog gecontacteerd
worden. Dit is voorzien voor januari.
* Jan Corvelyn is vanaf dit seizoen geen erelid meer.
* Pat en Dirk zijn geen lid meer van Pelagos. Enkel nog bij een club enkel voor G-duikers.

Het cijfermateriaal inzake de kasbewegingen sedert vorige vergadering volgt hierna.

	Kasgeld	Zichtrekening	Spaarrekening	Totaal
Vorig Saldo	0	7330,69	11675,74	19010,43
In	0	3803,30
Uit	0	-79,07
Nieuw Saldo	0	11054,92	11675,74	22734,66

1.3 Secretariaat

Nik: door zijn langdurige afwezigheid op de zwembadtrainingen heeft hij zelf geen lidmaatschapsformulieren meer ontvangen. Ongeveer nog een achttal stuks tekort. Kim werd ondertussen ook aangemeld bij de federatie als nieuw lid.
Een volledige digitalisering van de inschrijvingen en het archief wordt steeds wenselijker.

1.4 Materiaal

Istvan geeft een stand van zaken:
* flessenkeuring 2e periode: heeft een beetje vertraging opgelopen. De factuur volgt nog en
wordt doorgestuurd naar de penningmeester. Een aantal flessen werd reeds betaald en
terug gegeven aan hun eigenaars.
* Misschien moeten we es kijken om wat oud ABC-materiaal (brillen, tuba’s) voor in het
zwembad weg te doen wegens versleten. En vervangen door nieuwe. Dit moet dan wel in de begroting.

1.5 Draaiboek

(noot van de secretaris: hier wordt de chronologie van de agenda even doorbroken).
Wordt overlopen.

2. Plannen ALV 2022

Waar? Dit kan eventueel in het bedrijfsgebouw van Christophe Martlé zijn schildersbedrijf in Knesselare. Het sanitair is misschien niet adequaat genoeg om een dergelijke massa op te vangen? Geschat wordt dat er maximaal een 50-tal mensen aanwezig zullen zijn, aanhang inbegrepen. Deze optie wordt nog even in beraad gehouden.
Wanneer? 19/03/2022 wordt als eerste datum voorgesteld, gekoppeld aan het D3-theorie- examen. Sowieso pas na de noodzakelijke aanpassing van onze statuten. Dit moet ten laatste voor eind februari gebeuren (publicatie Staatsblad). Een en ander is ook afhankelijk van de Corona-situatie. Deze datum blijkt echter niet te passen voor Jurgen en Nathalie. Als nieuwe datum wordt 06/03/2022 voorgesteld en vastgelegd. Jurgen kijkt voor reservatie van het OCMW-zaaltje in Aalter. Opnieuw traiteur Geert vragen voor het verzorgen van een warme maaltijd?
Ontslag en/of herverkiesbaar: Mich (stelt zich niet herverkiesbaar als EC), Nik stelt zich her- verkiesbaar als secretaris), Istvan wenst nog na te denken (het gesleur met materiaal vergt fysiek veel van hem en wordt misschien te zwaar, plus ook te ver rijden telkens). Christophe oppert dat er in zijn magazijn in Knesselare wel plaats is voor de stockage van clubmateriaal.
Misschien moeten de bestuursfuncties eens hertekend worden en moeten we openstaan voor bijvoorbeeld “duo-banen”?
Jurgen en Gina hebben reeds samen gezeten voor het finetunen van de statuutaanpassingen, samen met clublid Hendrik Vermeire (die beroepshalve kennis van zaken heeft in deze materie). De aanpassingen moeten klaar zijn tegen de ALV, dan goedkeuring en dan pas publicatie in het Staatsblad.
Belangrijk hierbij is dat de bestuursfuncties van Pelagos en Pelagos Aalter gelijkgesteld zijn. Er kan ook sprake zijn van bijvoorbeeld een “beheerder” in plaats van een klassiek bestuurslid. Er moet sowieso een voorzitter, penningmeester en secretaris zijn. De rest van de beheerders maakt niet uit.

3. Sportraad Aalter

Men wenst te weten of er nog vergaderingen plaatsvinden. Nik, als officiële vertegenwoordiger van Pelagos in de Sportraad, geeft toelichting: alle activiteiten van de sportraad hebben zowat een jaar stil gelegen door de Corona-crisis. Achter de schermen heeft het kernbestuur wel voort gewerkt doch er zijn geen vergaderingen meer geweest. Vanaf oktober dit jaar zijn de vergaderingen weer opgestart. Ondertussen is er al een dagelijks bestuur en een algemene ledenvergadering geweest.
Er wordt gevraagd of de verslagen van de sportraad naar het Pelagos-bestuur kunnen worden doorgestuurd voor kennisname. Dit hoeft niet. De verslagen van adviesraden zijn openbaar en worden gepubliceerd op de website van de gemeente Aalter en zijn door iedereen vrij raadpleegbaar.

1.5 Evenementen

Mich geeft een stand van zaken: inzake het slotfeest van 30 jaar Pelagos heeft zij samen met Lieve een zaal in Kleit (Maldegem) bezocht.
Lieve geeft de voorkeur aan een dagfeest op een zondag ipv een avondfeest op een zaterdag.
Zondag 17/09/2023 wordt als datum voorop gesteld.
Het eigenaarskoppel van de zaal in kwestie helpt actief mee met de organisatie.
Er worden een 70-tal deelnemers verwacht.
Liefst maximaal buiten laten feesten.
De huurprijs voor de zaal in Kleit zou ca 1500 euro bedragen.
Misschien kunnen we zogenaamde stretchtenten huren voor het geval er slecht weer zou zijn.
Er zal een traiteur aangesproken worden. Bijvoorbeeld die van Hal 16 van Dok-Noord?
Wie van de genodigden moet betalen? Wie mag gratis komen?
Opnieuw papieren uitnodigingskaarten maken? Mag eens iets anders zijn, maar liefst wel met een walvisstaart. Christophe en Lieve bekijken dit.
De hoodies met clublogo zullen kado worden gedaan aan de leden. Maar wanneer best? Aan het begin of aan het einde van het jubileumjaar? De voorkeur gaat uit naar het begin van het feestjaar (er is dan immers het duikweekend in Zeeland). Wanneer best de pasmodellen aanbieden aan de leden? Bijvoorbeeld ter gelegenheid van de ALV 2022. Koest Design wil gerust zelf ook een ontwerp maken, vertrekkend van het bestaande logo van Pelagos. Koest Design krijgt het groen licht hiervoor.
Inzake het duikweekend Zeeland blijkt de Doodle voor inschrijvingen reeds gepubliceerd te zijn op onze website. Normaal zou dit pas vanaf januari gebeuren. De Doodle blijkt zeer snel gevuld te raken (wat betekent dat het concept populair is). De Doodle wordt afgesloten op 25 deelnemers. Alle andere kandidaat-deelnemers moeten eigenhandig alternatief logement zoeken in de buurt (camping/B&B/…) De organisatoren zouden alternatieven moeten kunnen suggereren om deelnemers niet in de kou te laten staan.

5. To do-lijst

(noot van de secretaris: opnieuw wordt de chronologie van de agenda veranderd).
De lijst wordt overlopen.
Inzake de verzekering van het duikmateriaal van de club (bvb bij brand, diefstal…) werd een offerte voor een polis aangevraagd, maar nog geen antwoord gekregen.

4. Allerlei

Er wordt beslist om de HVD-opleiding van 12/12/21 te annuleren wegens de stijgende Corona- cijfers. Dit heeft de DSV Bart laten weten. De Transfo-duik gaan evenmin door. Er wordt volgende week ook een sport-luwe week ingelast.
Op 08/12 zullen Nathalie, Jurgen en Gina samen komen voor het opstellen van een financieel plan voor de club.

Volgende vergadering:

De volgende bestuursvergadering wordt geprikt op vrijdag 04/02/2022 om 18.30 uur, bij Martlé Deco in Knesselare.

G. Caestecker	J. Stofferis	N. Claessens
Voorzitter	Ondervoorzitter	Penningmeester

M. Luycx	I. Den Tyn	N. Roelens
Evenementencoördinator	Materiaalmeester	Secretaris