Verslag bestuur 27/08/2021

Tijd: 18.15u – 19.35u
Plaats: Kwadeweg 61, 9940 Evergem
Aanwezig: Gina, Nik, Nathalie, Mich, Istvan
Afwezig: /
Verontschuldigd: Jurgen (DSV’s Bart Van de Weghe en Karel Vanlauwe waren op eigen verzoek uitgenodigd doch hebben zich eveneens geëxcuseerd).

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Wordt snel overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd. De openstaande verslagen worden ondertekend ter goedkeuring.

1.2 Beknopt kasverslag

De voorzitter vraagt aan de penningmeester om bij gelegenheid eens een oplijsting of soort draaiboek op te stellen ivm de activiteiten/taken van de penningmeester (voor het geval deze om een of andere reden zou uitvallen).
Nathalie geeft een stand van zaken:
– De belastingsaangifte van de vzw werd deze week ingediend.
– Inzake de oproep tot sponsoring door bepaalde clubleden wordt dit agendapunt uitgesteld naar volgende vergadering vermits Jurgen er niet is. Jurgen heeft wel reeds een voorbeeldbrief opgesteld. Het uitgangspunt is dat het gedoneerde sponsorgeld het lidgeld van enkele jaren zal omvatten en bovendien volledig fiscaal aftrekbaar is bij de belastingen. Een probleempje dat nog moet opgelost worden: wat met instructeurs en bestuursleden die per seizoen het maximum van hun 170 euro lidgeld kunnen terugverdienen door hun inzet in de club. Hoe dit euvel op te lossen?
– Inzake de clubhoodies: er zijn drie offertes binnengekomen:
* Freetex: vraagt 24 euro per hoodie, +5 euro voor bedrukking op de borst en nog eens +4
euro voor bedrukking op de rugkant. Dat maakt 33 euro per hoodie. 1 maand levertijd.
Monokleur.
* Koest Design: 33,5 of 28 euro per hoodie, monobedrukking voor- en achter. Zeer goede
kwaliteit van hoodie, 10 dagen levertijd. Verschillende modellen man/vrouw en
verschillende maten makkelijk bij te bestellen. Levertijd onbekend.
* Decathlon: tussen 20 en 25 euro per hoodie, 4 en 6 euro voor bedrukking in 1 kleur.
Mich en Jurgen gingen ook nog eens rondkijken voor offertes. Niks meer gehoord van Nathalie Vercauteren ivm de offerte die zij ging opvragen.
– Trooper heeft ondertussen weeral 79,15 euro opgebracht voor de clubkas. Nathalie zal binnenkort nog eens opnieuw reclame maken voor het gebruik van Trooper.
– Inzake de waarborg van clubmateriaal: Joost en Tom hebben elk 100 euro staan. Laurens kreeg nog eens een herinneringsmail om zijn waarborg te storten doch zonder respons. Bij een tweede herinneringsmail kwam het antwoord dat het clubmateriaal ondertussen al terug gebracht werd bij de materiaalmeester. Hoe lossen we dit probleem (van onwillige leden) op?
– Keuring flessen: wordt opgevolgd.

Het cijfermateriaal inzake de kasbewegingen sedert vorige vergadering volgt hierna.

	Kasgeld	Zichtrekening	Spaarrekening	Totaal
Vorig Saldo	0	6841,71	11675,74	0
In	0	990,15
Uit	0	-4107,63
Nieuw Saldo	0	3724,23	11675,74	15403,97

1.3 Secretariaat

– Nik ondervindt wat problemen bij het tekstverwerkingsprogramma WordFence op de website van de club. Een mogelijkheid is om in het vervolg de teksten van bijvoorbeeld verslagen in Word aan te leveren aan Gina, die ze dan in WordFence zal omzetten.
– De aansluitingsformulieren voor het nieuwe sportseizoen worden kortelings per e-mail uitgestuurd naar de leden, mits een kleine aanpassing van de tekst (toevoeging van akkoordverklaring met de nieuw ingevoerde gedragscode).
– Misschien dringt een volledige digitalisering van de inschrijvingen zich op, maar dit moet nog bekeken worden hoe dit in de praktijk uit te voeren.

1.4 Materiaal

Istvan geeft een stand van zaken:
– Er zijn in totaal 16 flessen binnen voor keuring. Die zijn nog niet terug. Allemaal andere prijzen. Hoe het efficiëntst de teruggave organiseren? In principe eerst betalen, dan pas fles terug. Er wordt andermaal een toeslag van 5 euro per individueel lid aangerekend voor de verreden kilometers en brandstof. Istvan zal een Excel-bestandje met een overzicht maken en aan de penningmeester overmaken.
– Het clubmateriaal (dat tijdens de zomermaanden in open water gebruikt werd) wordt volgende week terug in het materiaalhok in het zwembad ondergebracht, met uitzonderingen van de duikflessen (nog weg voor keuring).

1.5 Evenementen

– Mich zal eens samenzitten met Christophe Martlé voor de concrete overdracht van de archieven en functiemateriaal.
– Het duikweekend Zeeland (kick-off voor 30 jaar Pelagos) is van datum veranderd. Het is nu van 19-22 augustus 2022. Locatie is dezelfde gebleven zoals vorige keer besproken. De aankondiging van dit weekend werd reeds gepubliceerd op de website. Er is een maximum van (slapende) deelnemers van 25! Bij een groter aanbod van deelnemers kunnen deze eventueel terecht op een camping 3 à 4 km verderop. Zijn er campingcars toegelaten? Het betreft immers privé-terrein (boerderij). Er wordt voorgesteld om aan de “langblijvers” voorrang te geven om de logies te bezetten. Eten kan uiteraard wel met meer dan 25. Laten we dit weekend sponsoren door een clublid? Ieder weer zijn eigen drank mee te brengen? Wat met het eten? Opnieuw een bbq? Veggies die hun eigen eten meebrengen zullen voortaan slechts gedeeltelijk terug betaald worden wegens anders te duur. Ontbijt ter plaatse is eveneens mogelijk voor 5 euro (gewoon) per persoon per dag of 7,5 euro (luxe).
– Slotfeest september 2023: de locatie in het kasteel van Poeke is onzeker, want de site werd ondertussen door de gemeente Aalter verkocht aan het Vlaams Gewest. Welke alternatieven? Christophe Martlé liet al weten dat het terrein achter zijn bedrijf (momenteel al pop-up zomerbar gebruikt) beschikbaar is. Live optredens of niet? Liefst op een zaterdag? We moeten ook kijken dat de gekozen datum niet conflicteert met de duiktrip van de federatie naar Niolon. Dit dient eens bevraagd worden bij de voorzitter van de federatie.
– Wie wordt nu de officiële nieuwe evenementen-coördinator in opvolging van Mich, Christophe of Lieve? Een duobaan achter de schermen is prima, maar voor de statuten mag er officieel maar één persoon benoemd worden.

1.6 Draaiboek

Wordt overlopen.

2. Voorstel Jurgen ivm sponsoring-Systeem door eigen leden

Uitgesteld naar volgende vergadering.

3. Huishoudelijk reglement

De aanpassing met de nieuwe “gedragscode”, opgesteld door de duikschool, werd door Christophe reeds op de website gepubliceerd.

4. Allerlei

– Gina bevestigt haar voorkeur om inzake de BA-verzekering voor bestuursleden over te stappen van Concordia naar Beluga. Hun premie is weliswaar iets hoger (177 euro ipv 137 euro per jaar), maar hun polis is uitgebreider en dekt ook de BA van gewone clubleden. In het “worst-case” scenario wordt er bij schadegevallen/-eisen naar geld gezocht voor schadevergoeding bij àlle leden van een vereniging. Meteen voortaan zal iedereen beter beschermd zijn tegen eventuele dergelijke claims voor slechts 40 euro meer per jaar. Dit voorstel wordt unaniem goedgekeurd door het bestuur.
– De omzetting van vzw naar wvv zal in de eerstvolgende wijziging van de statuten gepubliceerd worden (concreet: bij de verkiezing van een nieuwe evenementen-coördinator in januari 2022.) Die publicatie kost 130 euro.
– Gina wil samen met Jurgen een soort financieel plan opstellen (uitgebreider dan een
‘begroting’). Wellicht zal dit voor gevolg hebben dat het lidgeld in de toekomst opgetrokken zal worden.

5. To Do-Lijst