Verslag bestuur 29/06/2022

Tijd: 19.08u – 22.30u
Plaats: De Wijngaard 27, Knesselare
Aanwezig: Gina, Nik, Jurgen, Christophe en Lieve, Renée (pikt in om 19.22u), Istvan (volgt online mee vanop afstand)
Afwezig: /
Verontschuldigd: /

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Wordt overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd en bijgevolg goedgekeurd en ondertekend.

1.2 Beknopt kasverslag

Wordt later in de vergadering behandeld wegens laattijdigheid van de penningmeester.

1.3 Secretariaat

Wegens gebrek aan een waardig en bruikbaar digitaal alternatief, gaan we voorlopig nog het papieren inschrijvingsformulier blijven gebruiken voor het nieuwe seizoen. Zou “My Pelagos” een optie zijn? Dit moet verder bekeken worden.

1.4 Materiaal

Istvan licht toe:
* het materiaalhok in het zwembad wordt volgende week leeg gehaald door Istvan en Cedric voor de zomerperiode. De afmetingen van het hok zullen aan Patrick Verbouw worden doorgegeven met het oog op het maken van een nieuw rek op wieltjes.
* er werden reeds enkele onderwater schrijfleitjes aangekocht door de club voor de zwembadtrainingen. Gina wou dit liever eerst laten goedkeuren op deze vergadering. Nu zijn dat voldongen feiten. Gina verkiest om voortaan beter te communiceren in de toekomst. Of op zijn minst een aanvraag voor de aankoop van materiaal sneller aan het bestuur doorgeven. Of is het een optie om een bepaald budget aan de materiaalmeester te geven die hij vrij kan besteden zonder telkenmale de goedkeuring van het bestuur af te wachten?
* Andere voorziene uitgaven? Bijvoorbeeld onderwater knipperlichten of lampen (ca 10 cm diameter) te gebruiken als visuele signalisatie tijdens de zwembadtrainingen? Deze kosten ongeveer 27 euro/stuk. Alleszins gaat de voorkeur uit naar visuele signalen boven auditieve signalen (minder storend en verwarrend). De vergadering wil hierover meer info krijgen. Misschien kunnen we dit eerst eens uittesten. De materiaalmeester zegt dat er al twee stuks aangekocht werden.

1.2 Beknopt kasverslag

Renée geeft een overzicht van de geldbewegingen sedert de voorbije twee vergaderingen. Het cijfermateriaal volgt hierna in een tabel. Betreft de bewegingen tot 09/07/2022.

	Kasgeld	Zichtrekening	Spaarrekening
Vorig saldo	0	7330,69	11675,74
In	0
Uit	0
Nieuw saldo	0	7701,16	11675,74
ALV inkomsten	960
ALV uitgaven	1349,47
ALV totaal	389,47
HVD 01/05/2022
Inkomsten (inschrijvingen)	910
Uitgaven	-681,6
Winst	228,4
Materiaal	136
Snorkels en maskers	11,54
EHBO curverbak	57
Materiaal zwembad
Pelagoscafé avond1	60
Pelagoscafé avond2	195
Huur café	-30
Kosten drank	-82,7
Winst	142,3

Jurgen heeft voor de opvolging van de hernieuwing van de duikvergunningen voor Ekeren gezorgd. Iedereen heeft ondertussen betaald.
Gina vult aan en legt een aantal zaken uit aan de nieuwbakken bestuursleden. Zo zullen de vergoedingen voor de lesgevers en bestuursleden binnenkort doorgestort worden. Zo ook de bijdragen voor de DAN-verzekering van de instructeurs. Dit is een maximum van 30 euro voor de upgrade van een “silver”-verzekering naar een “gold” (voor het BA-onderdeel). De grootte van de vergoeding hangt af van de inzet van de lesgevers en kan met punten verdiend worden. Is dit een te ingewikkeld systeem? Het wordt ook duurder voor de club vermits het instructeurskader uitbreidt. Wat met leden die de cursus “trainingsleer” gevolgd hebben? Kunnen die hun cursusgeld (35 euro) terugbetaald krijgen? Of gedeeltelijk? Of deze kwestie nog even parkeren tot later om te zien wat zij met die opleiding aanvangen? Er wordt beslist om nog tot januari te wachten alvorens te beslissen.

Maakt de club aanspraak op een projectsubsidie van de gemeente Aalter voor de voordracht van Bas Van der Sande over de onderwaterbiologie van de Oosterschelde? Hiervoor moet een aanvraagdossier ingediend worden bij het gemeentebestuur en moet er aan enkele criteria voldaan worden. Deze behelzen oa dat het een uniek concept moet zijn, dat er samenwerking met het gemeentebestuur moet zijn en dat het evenement opengesteld moet worden voor andere verenigingen (welke??). In positief geval kan de helft van de kosten door de gemeente gedragen worden met een maximum van 2000 euro. De kosten voor dit evenement worden geraamd op 250 euro (online versie). Of gaat de voorkeur toch naar een fysieke bijeenkomst (die wellicht duurder zal zijn door de extra verplaatsingskosten van Bas). Dit laatste geniet de voorkeur van het bestuur. Er wordt besloten om de projectsubsidie aan te vragen. Bij afwijzing is er niets verloren. Maar welke andere verenigingen kunnen we bevragen of uitnodigen? De Padi-duikclub? Zwemclub? Natuurpunt? En hoe de andere helft van de kosten dekken? Eigen leden zullen alvast gratis toegelaten worden? Andere genodigden laten betalen? Dan moet er nog een datum geprikt worden. Het najaar is de rustigste periode en ideaal voor een dergelijke activiteit. Alvast na 31/10 (Halloweentraining). Welke dag is het best? Een zondagnamiddag? Veel zal afhangen van Bas zelf, wat hem het beste past. Lieve Nuytinck staat in contact met Bas en zal worden ingeschakeld als tussenpersoon. Via Christophe en Lieve? Jurgen zal Lieve een mailtje sturen met het verzoek. Volgende zondagen worden opgesomd die voor de club zouden kunnen passen: 20/11, 27/11, 04/12 en 11/12. Publicatie van het evenement in het Aalterse infokrantje “Totaalter” is zeker ook aangeraden voor extra aandacht. Als locatie wordt gedacht aan de aula van Arta in Aalter. Deze kan online geboekt worden.

Dan de kwestie van het lidgeld: Jurgen geeft toelichting. Zijn voorstel is om het lidgeld op te trekken met 20 euro, dus van 170 euro naar 190 euro. Een tweede lid van hetzelfde gezin zou wel een grotere korting kunnen genieten. Nu is dat nog 20 euro, maar dat zou opgetrokken worden naar 50 euro. (dus 140 euro ipv 190 euro). Voorziene aantal leden voor volgend seizoen: ongeveer 55. Nathalie Claessens en Karel Traen zullen wellicht afvallen. Gina vindt de begrote winst te klein. Want de club heeft meer uitgaven doordat de webmaster niet meer gratis voor ons werkt. Haar tegenvoorstel is om slechts 30 of 40 euro voor tweede leden toe te kennen.
Besluit: de vergadering beslist om het lidgeld van 170 naar 190 euro op te trekken met ingang van september 2022. De korting voor tweede leden van hetzelfde gezin wordt van 20 naar 40 euro opgetrokken. Hun lidgeld bedraagt dan 160 euro.
Dit zal al ruim op voorhand aangekondigd worden aan de leden door een algemene mail van de voorzitter.

1.5 Evenementen

Duikweekend Zeeland: stand van zaken?
Zijn de voorschotten al betaald? Is 100 euro voldoende? Christophe zal een mail sturen naar de deelnemers. Renée zal de betalingen van de voorschotten opvolgen.
Christophe en Lieve doen het voorstel om toch zelf alle drank te voorzien, anders wordt dat een grote soep als iedere deelnemer zijn eigen drank meebrengt. De drank zou koel bewaard kunnen worden in zo’n frigokist. Er zou een forfait gevraagd kunnen worden en de rest achteraf verrekend. Er moet ook nog een herinneringsmail uitgestuurd worden aan de extra deelnemers (die dus niet blijven logeren, maar enkel komen duiken en meeëten).

Hoodies: stand van zaken?
De hoodies zijn klaar. Die staan bij Armand en Gina thuis. Ze zullen in eerste instantie worden uitgedeeld op het duikweekend en de eerste zwembadtraining van september (05/09). Wordt er weer uitbating gedaan van het sportcafé (deze keer de cafetaria boven)? Kosten-baten van de twee voorbije testavonden: er werd 147 euro winst gemaakt. Voorziene avonden voor volgend seizoen: 7 avonden. De geraamde kosten zijn 5 euro/uur huur van de cafetaria. Dit zal niet de grote winst opleveren, maar alle beetjes helpen.

Slotfeest 2023: stand van zaken?
Ibe Den Tyn heeft haar tarieven doorgegeven voor het organiseren van de kindergrime.
Jurgen herhaalt nog even zijn snelle berekening voor de voorziene kosten voor het feest: die zullen vermoedelijk oplopen tot ca 4000 euro door de club te dragen. Is dat aanvaardbaar en haalbaar? Dankzij de sponsoring van 2000 euro van Martlé Deco is het slechts 4000 euro, anders zouden de kosten 6000 euro bedragen.
Inkom per deelnemer: 35 euro voor actieve leden en 55 euro voor niet-leden. Is dit voldoende? Wat met kinderen? Jurgen zal nog eens een en ander op mail zetten voor het bestuur: 1500 euro voor de zaal, ca 5200 euro voor de catering, ca 1000 euro voor de huur van een tent, ca 1000 euro voor een dj en/of band. In de toegangsprijs zit de drank tijdens het eten inbegrepen, daarna werken we met de gekende drankkaarten. Een tent is niet echt noodzakelijk indien er grote parasols (9×9 meter) aanwezig zijn. Een tent is duur en moeilijk op te zetten. Er wordt dus beslist om geen tent te gebruiken.

1.6 Draaiboek

Wordt overlopen.
Nik zal in juli aan de nieuw aangemelde leden (beginners) een mail sturen met een blanco inschrijvingsformulier en de nodige uitleg. Met de aangepaste lidgelden bedraagt dit nu 295 euro voor een nieuw lid.
Nik zal tevens een aparte mail sturen naar Johnny De Munter en Sigrid De Ridder, momenteel beiden lid van duikschool Splash in Zelzate, maar die om persoonlijke redenen gevraagd hebben om te mogen overstappen naar Pelagos vanaf september. Voor hen zal het lidgeld 190 euro bedragen, net zoals de andere weerkerende leden van Pelagos. Hun medische fiche is in principe nog in orde. We lassen een proefperiode in tot nieuwjaar, wat betekent dat we hun lidmaatschap nog kunnen weigeren, als zij om een of andere reden bijvoorbeeld niet zouden passen in onze club.
De vraag rijst of er al iets geweten is voor de clubreis nav 30 jaar Pelagos. Nog geen nieuws van clublid Nico De Schuyter (die zich meestal daarover ontfermt). Best in samenwerking met een reisburo? Welke bestemming? Blijft op te volgen.

2. Vragen van de duikschool – standpunt van het bestuur

“vanaf september 2023 willen we graag kinderen van leden die in dat schooljaar 14 jaar oud worden toelaten om – over een tijdsspanne van 2 jaar – de D1-opleiding te volgen.”
De insteek hierbij voor DSV Bart is zijn eigen dochter. Het zou dus enkel over kinderen van eigen leden gaan, dus eerder uitzonderlijke gevallen. Het standpunt van het VVW hierin is dat jeugdduiken kan vanaf 12 jaar. Bart koppelt in zijn voorstel zelf reeds enkele voorwaarden hieraan: het kind in kwestie moet een zwemdiploma kunnen voorleggen. Vader en/of moeder moeten minstens zelf reeds D1 zijn. Het eerste jaar van de opleiding zou enkel op ABC-materiaal zijn in het zwembad. En pas op fles in het tweede jaar.
Hierbij rijzen spontaan enkele vragen bij het bestuur: is Pelagos daar klaar voor? Wie mag les geven aan die kinderen? Moet er een aparte, gebrevetteerde trainer voorzien worden? Is er plaats in het zwembad voor nog een bijkomende groep? Wat met materiaal? Is een aanpassing van onze statuten nodig? Is het tijdstip van de zwembadtraining niet wat laat? Hoe het traject concreet invullen? Hoe de theorie inpassen? Zullen die kinderen al matuur genoeg zijn? Moeten we deze mogelijkheid openstellen voor iedereen?
Er worden twee tegenvoorstellen geopperd:
a) de minimum leeftijd wordt van 16 naar 15 jaar verlaagd.
b) de voorwaarde is 16 jaar worden in het lopende sportjaar in plaats van reeds de volle 16 jaar te zijn bij aanvang van de opleiding. Eventueel aangevuld met zweminitiaties voor de jeugd als voorproevertje.
Het bestuur kiest unaniem (met uitzondering van Istvan die dan reeds offline is gegaan) voor tegenvoorstel b. Bovendien wachten we met het aanpassen van de statuten tot we effectief zo’n geval hebben. Het bestuur wil dit ook openstellen voor iedereen, dus niet enkel kinderen van eigen leden.
Hoe zal dit gecommuniceerd worden naar Bart toe? Gina zal die taak op zich nemen.
“Kan het evenementenduo het Pelagoscafé 7x openhouden het komende schooljaar?” Werd reeds behandeld.
“Kan het bestuur de organisatie (subsidieaanvraag?) op zich nemen voor de biologieles door Bas Van der Sande?” Werd reeds behandeld.
“We vroegen de materiaalmeester om een auditief iets aan te kopen voor de zwembad- trainingen en om 2 onderwaterleitjes aan te kopen. Dus graag een budgetje voor hem.” Werd reeds behandeld.
“In september starten we met 5 nieuwe kD1’s, mogelijk aangevuld met de heropstart van gekenden Kim, Kaat en Ann.” Dit is eerder een mededeling dan een vraag.
“We geven Johnny en Sigrid de mogelijkheid om een proefperiode bij ons te doorlopen: zij komen van Splash en kunnen instromen vanaf 1 september.” Ook eerder een mededeling dan een vraag. Werd reeds behandeld.
“We zouden in het voorjaar 2023 een HVD “light” organiseren. Ook dit is mogelijks subsi- dieerbaar door het gemeentebestuur.” Is een mededeling.
“We zouden graag hebben dat het bestuur de kosten wil vergoeden wanneer een duik-organisator door overmacht met kosten zit (bvb voorschotten van inschrijfkosten voor iemand die uiteindelijk niet kan komen, waarbij de eigenaar die niet wil laten vallen)”
Dit zal vooral over duiken in de duiktank Transfo en bepaalde steengroeves gaan. Beslissing bestuur: eerst zelf proberen geld terug te krijgen en indien dit niet lukt, zal het bestuur de kosten betalen.
“De inschrijvingsmodule om deel te nemen aan duiken en zwembadtrainingen via de website is een aandachtspunt (zie verslag hiervoor). Mogelijk heeft de webmaster ontwikkelkosten…”
Dit gaat over Doodle versus Cally. Doodle is voortaan een betalende applicatie. Cally is gratis, doch ziet er een beetje anders uit en blijkt niet zo gebruiksvriendelijk. Gegevens zijn moeilijk exploiteerbaar. Reeds geregistreerde deelnemers zijn steeds zichtbaar via de eerste bevestigingsmail in je mailbox. De webmaster heeft nog geen alternatief gevonden voor op de website.

3. Website

Idem vraag van duikschool. Wie anders dan de webmaster kan/wil dit op zich nemen? Iris?
Sinds 2019 zijn er geen nieuwe foto’s meer op de website gepubliceerd (bvb vakantie, open-waterduiken,…) De webmaster wil ze wel plaatsen maar moet ze dan wel krijgen. Liefst in kleine oplage en van goede kwaliteit.
Mailen via de site: Renée, Jurgen, Christophe en/of Lieve: lukt dit? Reeds geprobeerd?
Er wordt gesuggereerd om een soort “PelagosAll”-mailinglijst aan te maken om iedereen in één keer te kunnen aanschrijven, naast de reeds bestaande mailinglijsten voor aparte groepen (bestuur, instructeurs). Met de huidige mailinglijst “leden” bereik je immers niet iedereen, want daar zitten het bestuur en de instructeurs niet bij.

4. Allerlei

De foto dient vernieuwd te worden op de website van Aalter: https://aalter.be/verenigingen/detail/251/duikschool-pelagos-vz
Jurgen zal dit op zich nemen. De groepsfoto op de boot van de laatste clubreis naar Egypte lijkt hiervoor ideaal.

5. To do-lijst

De lijst wordt overlopen.
Gedane zaken worden geschrapt, de openstaande items blijven staan.

Opmerking inzake de hoodies: er zijn 47 exemplaren gemaakt voor de totaalprijs van 1600 euro, waarvan 46 gepersonaliseerd met naam en 1 zonder naam (maat “small”). Het bestuur draagt de kost van 36 euro per hoodie.

Bijlagen: geen.

Volgende vergadering:

De volgende bestuursvergadering wordt geprikt op donderdag 08/09/2022 om 19.00 uur, opnieuw bij Jurgen thuis in Knesselare, De Wijngaard 27.

G. Caestecker	J. Stofferis	R. Vermeire
Voorzitter	Ondervoorzitter	Penningmeester

C. Martlé/L. Van de Vyver	I. Den Tyn	N. Roelens
Evenementencoördinatoren	Materiaalmeester	Secretaris