Plaats: geen fysieke locatie/online vergadering
Tijd: 18.00u – 19.10u
Aanwezig: Gina, Jurgen, Nik, Nathalie, Istvan, Mich
Afwezig: /
Verontschuldigd: /
1. Vaste agendapunten
1.1 Vorig verslag
Wordt kort overlopen. Er worden geen opmerkingen geformuleerd. De papieren versie van het verslag zal op latere datum ondertekend worden.
1.2 Beknopt kasverslag
| Stand 01/01/2020 | Stand 31/12/2020 | ||
| Zichtrekening | 735-0091334-45 | 8270,52 | 9291,82 |
|---|---|---|---|
| Spaarrekening | 745-0106430-90 | 11675,74 | 11675,74 |
| 746-0150766-76 | 4,00 | ||
| Cash | 141,42 | 28,94 | |
| Totaal | 20087,68 | 21000,50 |
Nathalie geeft een overzicht. Het cijfermateriaal staat hierboven. Het was een positief jaar op het vlak van onze financiën. Dit jaar heeft de club ca 900 euro “winst” geboekt, oa door het toenemende gebruik van Trooper door de leden. De inkomsten via Trooper bedragen 373,37 euro. Nu in januari alleen al 95,39 euro.
Bovendien werd er minder uitgegeven aan materiaal. De begroting voor 2021 qua materiaal is reeds klaar, namelijk 2248 euro, waarvan 327,68 euro voor de flessenkeuring.
Wie heeft nog voorziene kosten?
Maar nog niet voor eventuele evenementen of feestelijkheden, gezien de nog steeds aan de gang zijnde Corona-crisis. Hoeveel voorzien we voor het jubileumfeest 2023?
Nico en Jens moeten als commissaris van de rekeningen de boeken nog komen controleren bij Nathalie.
Jurgen wil weten of Pelagos een BA-verzekering heeft. Dit wordt bevestigd: het bestuur is BA-verzekerd bij de maatschappij Concordia.
Istvan informeert of het clubmateriaal dat hij thuis bewaart verzekerd is indien er iets zou gebeuren (bvb brand, diefstal of beschadiging). Dit moet nog eens nagekeken worden. Istvan zal zijn eigen verzekeraar eens bevragen hieromtrent, Gina bij Concordia.
1.3 Secretariaat
Hoe ver staat het met de medische fiches? Nik deelt mee dat deze gestaag binnen komen, zoals ieder jaar. De leden hebben immers nog tijd tot 15 januari om een arts te raadplegen. Wat de aansluitingsformulieren betreft, werd er nog een herinneringsmail gestuurd naar de laattijdigen, ook een jaarlijks weerkerend fenomeen, met slechts gedeeltelijk reactie hierop.
1.4 Materiaal
Istvan geeft een stand van zaken: aankoop nieuwe reddingsvest(en): reeds één vest gekocht en een tweede, identieke besteld aan dezelfde prijs van 2020. De winkel heeft deze vest reeds aan de kant gelegd en werd reeds betaald door de penningmeester.
1.5 Evenementen
Jurgen bevestigt dat Christophe Martlé en zijn vrouw Lieve de fakkel van Mich willen overnemen als evenementencoördinator.
Mich laat weten dat er niet veel activiteit op feestgebied meer geweest is de laatste tijd, uiteraard ook als gevolg van de Corona-crisis.
Zij heeft alvast alle nuttige documentatie in een soort archief bijgehouden om door te spelen aan haar opvolger(s).
Inzake het duikweekend 2022 zal de organisatie een combo worden van duikschool en bestuur. Voorlopig is er nog steeds een optie genomen op de eerder gekozen logement. Misschien best op voorhand eens een bezoekje brengen, al dan niet gecombineerd met een duikje. Nathalie wil wel weten hoeveel voorschot er begroot zal moeten worden.
1.6 Draaiboek
Wordt overlopen.
2. Plannen ALV 2021
Gina verduidelijkt dat de Corona-regelgeving (koninklijk besluit) toelaat om, gezien de moeilijke omstandigheden van de crisis, de ALV later te organiseren dan normaal gezien wettelijk verplicht.
Zie: www.vsdc.be/nl/nieuws/13288/corona-koninklijk besluit-inzake-uitstellen-algemene
Zal men dit doortrekken in 2021?
Ook de neerlegging van de jaarrekening mag tot 6 maanden uitgesteld worden.
Een datum prikken voor de ALV is momenteel absoluut onmogelijk gezien het onvoorspelbaar karakter van de crisis. Misschien kunnen er wel al nieuwe commissarissen voor de rekeningen gezocht worden?
Een virtuele videovergadering met alle leden is praktisch niet haalbaar. Eventueel als alternatief enkele verslagen op mail zetten en via nieuwsbrief naar de leden sturen? Idem voor de verkiezing van nieuwe bestuursleden, meerbepaald de functie van voorzitter (Gina is herverkiesbaar)?
3. Erkenning Sportclub Aalter
Introducite: Nieuwe gemeentelijke richtlijnen, info via Bart: de voorwaarden voor erkenning van een vereniging gaan veranderen. Er wordt op vraag van de politici gevraagd om meer de nadruk te leggen op het “Aalters” karakter. Zo onder meer: 3 verschillende adressen van bestuurders in Aalter; geen Aalterse subafdelingen meer in een groter geheel; ook het aandeel van de leden dat woonachtig moet zijn in Aalter zal worden vastgelegd. Dat kan een impact hebben op de kostprijs (huur) van het zwembad en ook de jaarlijkse subsidie aan Pelagos. Het bestuur volgt dit best verder van nabij op.
Jurgen geeft verdere toelichting hierover.
De nieuwe criteria gaan in op september 2021 en worden overlopen.
* Zetel van de vereniging moet in Aalter gelegen zijn: okee.
* Het grootste deel van de leden moet in Aalter wonen: niet okee, want nu wonen slechts 13 van de 43 in Aalter.
* Een verzekering BA kunnen voorleggen: okee.
* Een rekening kunnen voorleggen: okee.
* Minstens drie verschillende bestuursleden op drie verschillende adressen in Aalter: niet okee. Hoe dit oplossen??
Komt de erkenning van onze club hierdoor in het gedrang?
Of zal enkel de huurprijs van het zwembad duurder worden?
Of riskeren wij ons trainingsmoment de maandagavond te verliezen aan een andere vereniging, bijvoorbeeld waterballet?
Of zijn we enkel onze subsidie kwijt?
Of een combinatie van al deze gevolgen?
Dit opgelost krijgen is quasi onmogelijk! Duiken is nu eenmaal geen courante sport. Kan dit probleem eventueel opgenomen worden met de Schepen van sport, Matthias Van de Walle?
Een grote aanwerving van nieuwe leden doen om toch maar voldoende Aalterse leden te hebben is geen optie. Wij verkiezen nog steeds kwaliteit boven kwantiteit.
Indien het zwembad duurder wordt, zullen we het lidgeld moeten opslaan. Een uitzondering moeten we niet verwachten.
Wat de extra subsidiepunten betreft voor het beschikken over instructeurs-brevetten, tellen deze niet mee zoals de oude Bloso-brevetten (trainer A, trainer B, initiator,…)
Wij hebben bovendien geen jeugdwerking en slechts een beperkte inzet ivm andersvaliden.
Besluit: afwachten is de boodschap.
Het allerbelangrijkste is het behoud van de zwembadtraining op maandagavond. Uitwijken naar een ander zwembad in een andere gemeente is liefst te vermijden. Waar zouden we trouwens naartoe kunnen? Alle zwembaden zijn reeds bezet.
4. Allerlei
Geen items.
Voorlopig geen nieuws ivm een nieuwe webmaster. Hieromtrent vraagt de voorzitter om eens een oplijsting te maken van de taken van de nieuwe webmaster. Welke faciliteiten heeft onze website nodig? Op welk programma deze laten draaien? Welke beveiligingen zijn noodzakelijk? Webmaster Christophe voegt zich bij de vergadering en bevestigt deze oplijsting te willen maken.
Jurgen kent wel iemand in zijn familie die webdesigner is, maar die is nogal duur. Bij voorkeur iemand uit de schoot van Pelagos zelf, maar wie? Iris Postma werd hierover bevraagd doch heeft afgehaakt. De kostprijs voor een website zoals de onze ligt momenteel gemiddeld 1500-3000 euro per jaar. Het moet alleszins iemand zijn met de juiste know-how. Christophe Coussement wil in afwachting van het vinden van een nieuwe webmaster die taak verder op zich nemen à rato van ca 500 euro per jaar.
5. To Do lijst
Wordt overlopen. Reeds uitgevoerde items worden geschrapt. De rest blijft staan.
De aangepaste prijzen voor de cursusboeken werden door de voorzitter reeds op de website geplaatst.
Volgende vergadering: vrijdag 05/03/2021 om 18.00u, opnieuw virtueel.
Bijlage(n)
Het bestuur,
| G. Caestecker | J. Stofferis | N. Claessens |
| Voorzitter | Ondervoorzitter | Penningmeester |
| M. Luycx | I. Den Tyn | N. Roelens |
| Evenementencoördinator | Materiaalmeester | Secretaris |