Verslag bestuursvergadering 17/06/2025

Tijd: 20u00.
Plaats: Looierijstraat 27 – 9910 Knesselare (bij Christophe thuis).

Aanwezig: Nik, Gina, Iris, Christophe

Afwezig: /

Verontschuldigd: Jessica, GertJan

1. Vaste agendapunten

1.1 Vorig verslag

Goedgekeurd mits 2 aanpassingen, afgedrukt, ondertekend en gearchiveerd
aanpassingen:
- bijlage nieuwe lidgelden wordt geschrapt (heropening discussie)
- draaiboek: ‘Het ondertekend exemplaar van het verslag van de ALV zal Gina deponeren bij de rechtbank van koophandel’ wordt aangepast naar Alle vereiste documenten werden neergelegd bij de officiele intanties. (Jaarrekeningen en verslag ALV bij RvK, aanpassing RvB bij FOD Justitie (Staatsblad))

1.2 Beknopt kasverslag

De stand van de rekeningen en de in- en uitgaande verrichtingen werden overlopen.
Gedetailleerd kasverslag wordt in bijlage aan dit verslag toegevoegd.
verhoging lidgelden: heropening discussie
- Iris heeft een duidelijk en gedetailleerd overzicht gemaakt van alle inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op de lidgelden en de opleidingen. Zo kunnen we de volledige lijst met de verschillende lidgelden aanpassen en vereenvoudigen, op een te verantwoorden methode, zodat de kosten gedekt zijn.
- Tevens zullen de lidgelden begin januari geïnd worden ipv september zodat dit gelijkloopt met het boekjaar en de verzekering.
- Er komt ook een pakketprijs voor de opleiding D1 waarbij alle kosten van de opleiding inbegrepen zijn behalve het lidgeld. Later wordt bekeken of we dit ook zo aanpakken voor de andere brevetten en specialties zodat we kandidaten duidelijk kunnen informeren wat de kostprijs is van een opleiding of specialty.
- De lijst met aanpassingen van de lidgelden wordt later gepubliceerd.
payconiq: Dit wordt niet meer gebruikt in de club. De kosten hiervoor zijn dus niet te verantwoorden. Gina vraagt de bank om dit op te zeggen.
cursusboek wrakduiken: de aankoopprijs van dit boek is sterk gezakt van 22€ naar 12.5€, de verkoopprijs wordt navenant aangepast van 22€ naar 15€.

1.3 Secretariaat:

Het vernieuwd lidmaatschapsformulier is mits een kleine aanpassing goedgekeurd voor gebruik.
Wijziging in de wetgeving inzake burgerlijke aansprakelijkheid van vzw-besturen: Er wordt contact opgenomen met onze BA-verzekeraar Beluga of de bijkomende risico’s gedekt zijn door onze huidige verzekering.

1.4 Materiaal:

1.5 Evenementen:

Duikweekend – steengroeves – 22-23-24 augustus 2025: een mail voor het betalen van het saldo wordt verstuurd aan de deelnemers. De planning van het weekend werd ovelopen.
Duikreis 2025: Gozo (herfstvakantie 2025): Geen nieuwe info.
Resultaat verkoop paaseitjes: opbrengst staat in het kasverslag: 122.41€
Het clubetentje zal dit jaar plaatsvinden op vrijdag 28 november. Een locatie wordt nog gezocht.
Big Jump organiseert een open-water zwemgebeuren in het schipdonkkanaal in Zomergem. We kregen via Jessica de vraag om op voorhand een Sweep van het kanaal uit te voeren en de reddingdienst te voorzien. Een deelname aan de activiteit met de club zien we zitten maar de Sweep & Resque niet wegens een te groot risico en verantwoordelijkheid.
Duiken.Vlaanderen vraagt naar locaties voor een Clean-up Dive evenement. Nik zal in naam van Pelagos de site van het Nijverheidsdok in Brugge voorstellen.
Maand van de sportclub: onze duikclub hiervoor aanmelden bij de gemeente Aalter.

1.6 Duikschool:

1.7 Draaiboek:

afsluiten van het seizoen: Dit is de laatste vergadering van dit seizoen.
vergoedingen instructeurs/lesgevers/bestuur: door het krappe budget wordt gevraagd om ook dit jaar afstand te doen van de gebruikelijke vergoedingen.
4 augustus komen we samen bij Nik om wat extra uitleg te krijgen over het gebruik van de website en het opstellen en uitsturen van de nieuwsbrief met de aankondiging van het nieuw seizoen.
3 september is de opstartvergadering.
de belastingsbrief vzw wordt eind augustus opgesteld door Nik en Gina.
door de aanpassing van het innen van de lidgelden naar januari wordt het opvolgen hiervan ook uitgesteld tot januari.
Het voorbereiden van het subsidiedossier is verplaatst naar december.

nieuwe clubfoto: Op de site van Aalter zouden we graag een clubfoto van de leden willen ipv ons logo. Het voorstel is om ofwel op het clubweekend een foto te nemen van de leden ofwel tijdens de laatste zwembadtraining.
clubmateriaal: Er wordt gekeken om een nieuwe inventarislijst te maken van al het clubmateriaal. Momenteel is er veel clubmateriaal uitgeleend en wordt dit uitgesteld tot een later tijdstip.
nieuwe stickers Pelagos: Dit wordt later nog eens bekeken.
Beachvlag Pelagos: dit wordt on-hold gezet.
Iedereen kijkt uit naar een eventuele sponsor.

lesgeld voor opleidingen: om kandidaten op voorhand de volledige prijs van een opleiding te geven zal voor elke opleiding en specialty een bedrag bepaald worden waarbij alles inbegrepen is. Zie punt kasverslag. Dit item op de agenda plaatsen van de volgende vergadering van de duikschool.
Bouw nieuw zwembad Aalter: Er wordt een nieuw zwembad gebouwd achter het huidige zwembad. Er zullen in tussentijd wel herstellingen nodig zijn aan het huidig bad. Het is nog wachten op meer info.
om een digitaal archief op te starten is er bij Google een bedrijfsprofiel aangemaakt op naam van Pelagos vzw. Hier zit o.a. cloudopslag, verschillende programma’s en een startbedrag om reclame te maken op google. We vragen om zo veel mogelijk reviews en foto’s van de club te maken zodat we stijgen in de ranking om betere zichtbaarheid te krijgen bij opzoekingen op Google.

N. Roelens	C. Decock	G. Caestecker
Voorzitter	Secretaris	Penningmeester

D. Schramme (of I. Postma)	G. Van Heyste (of A. De Souter)
Evenementencoördinator	Materiaalmeester