Privacy Policy

Privacyverklaring PELAGOS v.z.w.

Algemeen
Pelagos v.z.w. hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Pelagos v.z.w. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordering EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Pelagos v.z.w. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Pelagos v.z.w. 
Zetel: Hoekmeers 1 – 9880 Aalter
Emailadres: secretariaat@pelagos.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Pelagos v.z.w. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (uitvoering overeenkomst)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,brevettering,… (uitvoering overeenkomst)
Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van een verzekering (wettelijke verplichting)
Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen : 
Privé-contactgegevens : naam, voornaam, adres, telefoon- en GSM nummer, e-mail
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit
Financiele bijzonderheden (o.a. betalingen van lidgelden, homologaties, deelnamekosten,… )
Sportieve gegevens (o.a. brevetten,…)
Beeldmateriaal (foto’s,…)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonelijk / telefonoisch / e-mail contact,…).

Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties 
Bestuursleden van de vereniging
Vrijwilligers van de vereniging

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
het verkrijgen van gemeentelijke subsidies.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
Verbonden organisties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, andere clubs die behoren tot dezelfde federatie,…)
De jaarlijkse subsidie aanvraag bij de gemeente (Aalter).

Met deze partijen (ontvangers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derde voor commerciële doeleinden.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Bewaartermijn
Pelagos v.z.w. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).

Pelagos v.z.w. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens Pelagos v.z.w. van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan onze medewerkers wordt toegang verleent tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. 
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Via het hoger vermeld adres kun je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring 
Pelagos v.z.w. kan de privacyverklaring steeds wijzigen. 
De laatste wijziging gebeurde op 25-05-2018

Dit document kan hieronder gedownload worden: